Als organisatie beschik je over gegevens, ofwel data, van prospects, klanten, leveranciers en partners. Deze data wordt bewaard in verschillende systemen. Voor sales is dit bijvoorbeeld een CRM-systeem, terwijl finance met een ERP-systeem werkt. Maar hoe laat je deze gegevens nu met elkaar praten? Hoe zorg je ervoor dat finance precies weet naar welke BV of NV van de binnengehaalde klant de factuur gestuurd moet worden? De magische lijm die data en systemen verbindt, is Master Data Management (MDM).
Master Data Management kan samengevat worden als het managen, ordenen, categoriseren, verrijken en up-to-date-houden van data binnen je organisatie en systemen.
In dit artikel schetsen we:
- het belang van een goede Master Data Management-strategie
- hoe je een MDM-strategie opzet voor Microsoft Dynamics CRM
- wat er mis kan gaan zonder Data Governance
Het belang van een goede Master Data Management-strategie
We leven in een informatiegedreven wereld, waarin data op verschillende manieren wordt ingezet om bedrijfsprestaties te verbeteren. Bijna elke afdeling heeft wel te maken met data. Denk bijvoorbeeld naast de klantgegevens van sales en de factuurgegevens van finance ook aan de juridische stukken van afdelingen compliance en de informatie over klachten van customer support. Sales of Marketing voert meestal de eerste data in over de klant, omdat zij als eerst contact met de klant hebben. Maar wie houdt deze data nu eigenlijk up to date? Wie zorgt ervoor dat een adres of naamswijziging in alle systemen – en dus voor alle afdelingen – bekend is? Het managen van alle data in jouw organisatie wordt dus ook steeds belangrijker.
Een goede Master Data Management-strategie is essentieel om zo zowel de kosten te verlagen, als de winst te verhogen binnen jouw organisatie. Wat deze twee zaken met MDM te maken hebben? Je elimineert datasilo’s en de organisatie kan vlekkeloos samenwerken. Dit zorgt dus voor een enorme efficiëntieslag (lees: kostenbesparing).
Knelpunten wanneer je geen MDM strategie voert
Neem een salesproces als voorbeeld: een marketing manager maakt een leadlijst van hot prospects die voortkomen uit een online marketingcampagne. Marketing zorgt dat de bedrijfsnaam en de contactgegevens van de klant in het CRM systeem van sales terecht komen. Deze worden door de sales manager toegewezen aan de juiste accountmanager binnen een CRM-systeem. De accountmanager is meteen enthousiast en besluit contact op te nemen met de prospect, maar dan blijkt dat het telefoonnummer niet klopt. Via de mail krijgt de accountmanager gelukkig alsnog contact met de prospect.
Na wat goede gesprekken, besluit de klant met jullie in zee te gaan. De account manager stuurt de gegevens van de klant door naar de legal afdeling om het contract in orde te maken. Hier blijkt dat de doorgestuurde organisatie bestaat uit een hoop verschillende takken. Voor de rechtsgeldigheid van het contract, moet legal precies weten welke entiteit er aangeschreven dient te worden.
Ondertussen checkt de afdeling finance aan de hand van externe data of de klant wel kredietwaardig is. Gelukkig zitten de afdelingen legal en finance dicht bij elkaar en hoort de finance medewerker de entiteit-discussie tussen de accountmanager en legal. Dat had goed mis kunnen gaan. Finance had het financieel gezonde moederbedrijf gecheckt, maar nu blijkt het om een dochteronderneming te gaan die toch wat minder stabiel is. Finance past de betaalvoorwaarden aan naar vooraf betalen. Na enkele maanden blijkt een van de facturen nog niet betaald te zijn. De aanmaning die per post opgestuurd is naar de klant, is volgens hen nooit aangekomen. Je raadt het: de klant is ondertussen verhuisd en geen van de bovenstaande afdelingen heeft deze adreswijziging opgepakt.
Zoals je ziet, is in dit proces is een hoop data in omloop. Er kan in de verschillende stappen van het proces een hoop mis gaan zonder een goede data management strategie. De situaties in dit proces klinken misschien als doemscenario’s, maar zijn helaas nog vaak realiteit. Het is dus belangrijk dat je afspraken maakt over wie bijvoorbeeld verantwoordelijk is voor welke data(wijzigingen), dit noem je Data Governance Heb jij jouw master data management op orde, dan zorg je ervoor dat jouw hele organisatie kijkt naar één bron van waarheid. De klant hoeft zo niet elke keer opnieuw haar gegevens te herhalen, want deze kan iedere afdeling binnen zijn eigen systeem met één klik opvragen.
Beluister ook onze podcast over Master Data Management:
Een Master Data Management-strategie opzetten voor Microsoft Dynamics CRM in 5 stappen
Gebruikt jouw organisatie Microsoft Dynamics? Dan leggen wij uit hoe je in 5 stappen kunt beginnen met een Master Data Management-strategie:
1. Krijg overzicht en breng jouw datasilo’s in kaart
Voordat je de data kan koppelen, is het goed te weten op welke afdelingen waar data over prospects, klanten en bijvoorbeeld leveranciers worden verzameld. Vaak gebruikt sales Dynamics 365 Sales en Finance Dynamics 365 Finance. Breng de eilanden van data binnen jouw organisatie in kaart zodat je overzicht krijgt waar datasilo’s ontstaan.
2. Bepaal jouw Data Governance strategie
Data Governance is een set aan regels hoe jij wilt dat je collega’s werken en omgaan met data. Denk hierbij aan de juiste schrijfwijze van bepaalde velden, welke velden verplicht moeten worden ingevuld bij het aanmaken van een record, etc. Met MDM kun je deze regels standaardiseren. Dit voorkomt menselijke fouten bij het verwerken van data. Zonder Data Governance-strategie heeft Master Data Management weinig kans van slagen.
3. Maak een frisse start met opgeschoonde data
Per jaar verhuizen er zo ongeveer 20.000 tot 30.000 bedrijven. Sommige van deze bedrijven zijn wellicht leveranciers of klanten. Als er niemand is die deze gegevens heeft bijgewerkt, moet je deze verouderde data eerst opschonen. Dit doe je door je Microsoft Dynamics te koppelen aan een bron die beschikt over actuele zakelijke gegevens van bedrijven, zoals Altares Dun & Bradstreet. Zo worden je records opgeschoond en weet je zeker dat je tegen de actuele situatie aankijkt. Dankzij de rechtstreekse koppeling worden de gegevens ook gemonitord en automatisch bijgewerkt bij wijzigingen, zoals een verhuizing.
4. Verrijk jouw data met externe data
Een adres is 1, maar er is nog veel meer data over je records die jou kunnen helpen om een compleet plaatje te schetsen van je klanten, leads, partners en leveranciers. Denk aan kredietrisicodata of informatie over de bedrijfsstructuur. Deze gegevens kun je koppelen aan de records in Microsoft Dynamics via dezelfde koppeling als in punt 3. We spreken dan van dataverrijking.
5. Zorg ervoor dat alle systemen met elkaar kunnen praten
Als data wordt bijgewerkt in CRM, wil je dat deze gegevens ook worden bijgewerkt in ERP en andere gekoppelde tools, zoals facturatie software. Om deze systemen met elkaar te laten praten, en dus MDM ten volle te benutten, is meer nodig nodig. Door jouw systemen aan elkaar te koppelen met ons unieke D-U-N-S® nummer, koppel je alle data die in omloop is aan elkaar. Hierdoor verkrijg je één overkoepelend beeld op alle zakelijke relaties.
Altares Dun & Bradstreet: jouw datapartner
Altares Dun & Bradstreet helpt organisaties een bedrijfscultuur te creëren waarin data als strategisch wapen voorop staat. Onze Dun & Bradstreet data cloud is een onuitputtelijke bron van informatie, met inzichten die 90% van alle fortune 500 bedrijven dagelijks raadpleegt. Heb jij hulp nodig bij het opzetten van een master data management strategie? Neem dan contact met ons op.
