Comprendre les structures UBO

Les UBO sont souvent dissimulés derrière des structures juridiques complexes, ce qui rend leur identification particulièrement fastidieuse. Cet article a pour objectif de vous aider à mieux comprendre les complexités des structures UBO juridiques et de vous donner quelques exemples (au milieu de l’article) de différents types de structures UBO.

Structures UBO

Résumé

Les complexités de la propriété et du contrôle

À l’heure actuelle, l’identification et l’examen des bénéficiaires effectifs (UBO) représentent des étapes essentielles tant du processus Know Your Customer (KYC) que du processus de suivi. De plus, ces deux étapes sont au cœur du nouvel ensemble de sanctions et règles internationales dans le cadre de la lutte contre les pratiques de blanchiment d’argent (AML – Anti-Money Laundering) et contre le financement du terrorisme (CTF – Counter-Terrorism Financing) ainsi que des lois et normes en matière de conformité telles que les réglementations CRS et FATCA. Les conséquences sur le secteur financier sont considérables, mais d’autres organisations soumises à des obligations en matière de Know Your Vendor (KYV) et Know Your Third Party (KYTP) sont également concernées.

Les scandales des Panama Papers, d’Unaoil et de VimpelCom ont illustré le besoin urgent de mettre en place un processus efficace de diligence raisonnable à l’égard de la clientèle (CDD – Customer Due Diligence). Ils ont également permis aux législateurs d’établir des règles pour la publication et la transparence des UBO. Les entreprises et personnes qui ne s’y conforment pas s’exposent à des risques financiers considérables et mettent leur réputation en danger.

Bien que les sanctions ne manquent pas, il est extrêmement délicat d’appréhender les structures juridiques complexes conçues pour dissimuler les UBO.
De plus, la confusion autour des différentes définitions du concept d’UBO, l’absence de registres UBO précis, le manque de communication et le refus volontaire de collaborer représentent d’autres obstacles à surmonter.

Cet article vous aide à mieux cerner les complexités des structures juridiques de bénéficiaires effectifs. Par ailleurs, nous vous fournissons un aperçu de la manière dont les données et analyses peuvent améliorer la rapidité et la précision de l’identification des UBO, et la façon dont votre organisation peut profiter d’une gestion des connaissances optimisée en vue de répartir les ressources.

Une zone d’ombre

Chaque année, des millions de nouvelles entreprises sont enregistrées à travers le monde et il est rarement nécessaire de disposer de nombreuses informations à leur sujet. Cependant, ce nombre colossal ne doit jamais vous inciter à sous-estimer l’importance de l’identification des UBO. Les structures UBO complexes, telles que les juridictions très discrètes qui regorgent de sociétés écrans (comme les îles Caïmans), compliquent davantage encore l’identification et la vérification des UBO.

Bien que les paradis fiscaux offshore suscitaient déjà l’indignation du grand public en raison de nombreux scandales, la publication des célèbres Panama Papers était nécessaire afin d’illustrer à quel point les structures juridiques flexibles – combinées à la protection apportée par les juridictions offshore – compliquent l’identification des bénéficiaires effectifs.

Jusqu’à présent, très peu de juridictions ont défini les bénéficiaires effectifs. Bien que la majorité des régulations et normes en matière d’AML et de CTF s’accordent sur une définition
s’appuyant sur les principes G20/OCDE/FATF, chaque juridiction fixe son propre seuil. Les organisations sont donc contraintes d’aborder les bénéficiaires effectifs de diverses manières.

La publication des bénéficiaires effectifs n’a rien d’une nouveauté. Les cadres juridiques qui assurent la transparence des structures de propriété et de gestion existent depuis longtemps. Ils constituent le fondement de la prévention et détection de la fraude, de la corruption, de l’évasion fiscale et des activités criminelles. Bien que la plupart des clients et parties tierces représentent des entreprises légitimes, le terrorisme et l’instabilité géopolitique de la scène internationale ont illustré la manière dont le terrorisme, le trafic d’humains et la corruption des fonctionnaires sont alimentés au travers de réseaux financiers. Pour remédier à ce problème, les gouvernements et législateurs ont récemment intensifié leurs efforts afin de bannir le soutien financier dont bénéficient ces activités criminelles, notamment en obligeant les organisations à identifier les propriétaires des entreprises avec lesquelles elles collaborent et à s’assurer de leur fiabilité.

Aux yeux de nombreuses organisations, il n’est pas aisé de disposer d’informations détaillées. Chercher manuellement des informations telles que la raison sociale, l’adresse et les données d’enregistrement prend généralement plusieurs jours.

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Une situation inextricable

Il n’est maintenant plus un secret pour personne que la nouvelle réglementation suscite un paradoxe problématique. Les exigences en matière d’identification et de vérification ont été revues à la hausse, alors que l’accès aux informations reste restreint et que les stratégies de dissimulation juridiques sont multidimensionnelles et complexes. L’identification des bénéficiaires effectifs repose en grande partie sur l’autocertification, mais également sur les informations des registres d’entreprises et des institutions financières, les prestataires de services aux sociétés et aux fiducies, les instances réglementaires et les autorités.

Cependant, la majorité de ces sources ne disposent que d’un accès limité, voire inexistant, aux entités offshore ou contiennent des données non fiables et incomplètes. Selon la Banque mondiale, dans la mesure où il existe déjà des registres publics (tels que le registre Persons of Significant Control au Royaume-Uni),
les informations détaillées sur les UBO ne sont que rarement incluses, car elles ne sont pas obligatoires. Malgré les efforts des gouvernements et des autorités de contrôle en matière d’accessibilité publique et de transparence, les informations des entités offshore relatives aux UBO n’apparaissent pas dans les registres centraux en matière d’AML et de CTF.

Bien qu’il existe de nombreuses règles, il n’est pas judicieux de se fier à une seule définition des bénéficiaires effectifs. En effet, la dernière règle du FinCEN (FinCEN Final Rule) n’oblige pas les institutions financières à vérifier si les individus qui figurent sur une liste de bénéficiaires effectifs sur la base d’une autocertification sont réellement des bénéficiaires d’une entité juridique. Tant que la vérification de la propriété effective ne sera pas développée, les institutions financières seront probablement dans l’impossibilité de se conformer totalement aux lois établies dans d’autres juridictions telles que la directive AML de l’UE.

Les principaux enjeux de la propriété effective

Une approche de la propriété effective basée sur les risques

Le paysage réglementaire et la nature des informations disponibles faisant constamment l’objet de modifications, l’identification des UBO est devenue une tâche insurmontable. Une approche basée sur les risques avec des limites standard en matière d’identification des UBO et des stratégies respectant le modèle des trois lignes de défense constitue une pratique standard pour les équipes chargées de la conformité qui présentent une faible appétence au risque.

La propriété effective est divisée en trois catégories : les directeurs exécutifs (et/ou les hauts dirigeants), les principaux actionnaires (qui détiennent au moins 3 % des effets de commerce de l’organisation) et de facto les actionnaires tiers. Le calcul des UBO est relativement simple pour une entreprise cotée en Bourse disposant d’actionnaires directs.

Il est toutefois plus difficile lorsque la propriété est dissimulée par plusieurs couches de propriété indirecte. Ces structures de propriété s’accompagnent de risques considérables et requièrent donc une plus grande minutie de la part des équipes chargées de la conformité, afin de prouver qu’elles ont tout mis en œuvre pour identifier les UBO.

La propriété directe et indirecte : assemblez les pièces du puzzle.
La propriété effective peut être assimilée à une série de relations directes et indirectes. Dans le diagramme suivant, nous avons illustré les différents niveaux de propriété entre les bénéficiaires et les entités.

Dans cet exemple, la personne P1 est le propriétaire direct de l’entreprise C1 et détient 30% des actions.
La personne P2 est un propriétaire indirect de l’entreprise C1 et détient 70% des actions.

Actionnariat indirect simple

Ce diagramme représente un scénario typique qui illustre la manière dont les organisations identifient les UBO d’une entreprise cible. Dans cette situation, plusieurs personnes détiennent des actions. Dans l’exemple présent, la personne P2 possède 81,33% des actions de A Holdings Ltd.
Le niveau et le seuil de propriété acceptés par une organisation dépendent notamment de l’appétence au risque. Pour un examen des UBO approfondi, il est nécessaire de disposer d’informations fiables et de mener au besoin des études détaillées.

Les différents niveaux d’actionnariat indirect

Ce scénario reprend plusieurs niveaux de propriété indirecte. Les trois bénéficiaires sont indiqués clairement en orange. Dans le cas présent, M. Vos détient 32% de l’entreprise cible A (50 % x 65 % = 32 %), M. de Wit en possède 14% et M. Maas 50%. N. B. : M. de Wit possède une action directe et une action indirecte dans l’entreprise B.

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Relations circulaires (actionnariat indirect à plusieurs niveaux)

Dans ce modèle, les organisations créent une boucle dans laquelle elles possèdent des intérêts dans d’autres entreprises de cette même boucle ainsi que des actions dans leur propre entreprise. En calculant le pourcentage de propriété de chaque entreprise
de la boucle, 100% de la propriété de nombreuses entreprises appartiendra à d’autres entreprises de cette même boucle. Dans le cas contraire, le manque représente le pourcentage possédé par des individus selon le registre des actionnaires. Ces pourcentages seront moins élevés que ce que possèdent et gèrent réellement les individus lorsqu’ils sont les seuls membres de la boucle impliqués.
Dans l’exemple susmentionné, nous pouvons constater qu’un actionnaire ne possède que 1% des actions ; il n’est donc pas important à première vue. En réalité, cet individu est au contraire le seul et unique UBO de cette structure. Tous les bénéfices sont ensuite distribués à cet UBO sous la forme de parts de 1% Lorsque l’entreprise fait des bénéfices, l’UBO les perçoit dans leur intégralité – mais par tranches de 1 %.

Une approche basée sur les données

Aux yeux de nombreuses organisations, il n’est pas aisé de disposer d’informations détaillées. La mise en évidence et la vérification d’informations saisies manuellement telles que la raison sociale, l’adresse et les données d’enregistrement durent généralement plusieurs jours, sans compter le processus de diligence raisonnable accrue (enhanced due diligence – EDD) s’il se révèle nécessaire. Pour faire le calcul des UBO, les équipes chargées de la compliance travaillent souvent en silos et, dans différentes juridictions, elles s’appuient généralement sur plusieurs rapports et feuilles de calcul, ainsi que sur une variété de rapports d’informations commerciales en ligne. Ces rapports sont rigides, potentiellement inexacts et ils ne s’intègrent pas nécessairement dans d’autres systèmes et sources de données.

L’approche traditionnelle en matière de structure et de groupe échouerait en cas d’actionnariat indirect à plusieurs niveaux. Il n’est en fait question d’aucune société mère mondiale, mais plutôt de deux entités avec une part égale de 50 %. Afin de vérifier et calculer la propriété réelle avec précision, il est essentiel de disposer de données qui relient tant les structures d’entreprise mondiales que la propriété personnelle des actions. Cela est possible
en ayant recours à des données et analyses afin d’automatiser l’identification et la vérification des bénéficiaires effectifs.

L’approche la plus courante consiste à combiner le flux de travail et le contenu à l’aide de la technologie des interfaces de programmation d’application (API). Vous accélérez ainsi considérablement le processus de collecte des données et garantissez des flux de travail conçus de manière optimale. Il est alors possible de traiter immédiatement les cas complexes et de les rediriger rapidement vers les équipes compétentes. Au lieu de calculer les UBO au moyen de rapports d’informations commerciales et de feuilles de calculs en ligne, l’analyste formule une demande pour l’entité commerciale en question grâce à l’API. Il initie ainsi une analyse des structures de propriété directes, indirectes et circulaires des entités commerciales et il connaît en quelques secondes l’identité des bénéficiaires pertinents ainsi que leur pourcentage de propriété. Il est alors également possible d’établir une méthode de notification pour les changements de propriété. Des moyens peuvent ainsi être libérés afin de vous concentrer sur les clients adéquats et d’examiner les changements majeurs.

« L’approche la plus courante consiste à combiner le flux de travail et le contenu à l’aide de la technologie des interfaces de programmation d’application (API). »

La possibilité d’identifier les UBO en quelques clics permet non seulement d’accélérer le processus standard d’intégration, mais également de libérer des moyens internes afin de vous pencher sur les cas plus complexes. De plus, en centralisant le stockage des données et en utilisant des logiciels de visualisation, les autres unités opérationnelles peuvent utiliser ces mêmes informations.
Vous créez ainsi une chaîne d’approvisionnement de données relationnelles qui facilite la prise de décisions et optimise l’efficacité organisationnelle. Mais ce n’est pas tout, l’approche fondée sur les données présente encore d’autres avantages. En plus d’empêcher une détérioration de leur réputation en collaborant avec des PPE potentiellement mauvaises, les entreprises peuvent limiter le nombre d’erreurs d’intégration manuelle, améliorer la gestion des connaissances à l’échelle de l’entreprise et renforcer leur position concurrentielle en diminuant les coûts opérationnels.

Recommandations en matière de propriété effective

Conclusion

Il ne fait aucun doute que la confusion autour des différentes définitions des UBO, le manque de registres publics, le manque de communication et le refus délibéré de coopération représentent des défis de taille pour les organisations en ce qui concerne les réglementations AML et CTF. La mondialisation de la propriété effective, la complexité des structures juridiques d’entreprise et le recours à des centres financiers offshore requièrent un examen légal des données provenant de diverses juridictions. À l’heure actuelle, cependant, la transparence en matière de propriété effective demeure l’exception plutôt que la règle dans de nombreuses juridictions.

Les enjeux sont de taille, mais les analyses de données allègent le fardeau de l’identification des bénéficiaires effectifs. Le recours aux technologies et aux sources de données à la demande, actualisées, précises et fiables qui relient les informations sur les
structures de groupe mondiales et les actionnariats personnels permet aux organisations de s’assurer de disposer d’un aperçu unique de leurs clients, ce qui est nécessaire pour préserver leur conformité et pour éviter d’entacher leur réputation.

Enfin, les avantages d’une approche basée sur les données ne peuvent être atteints qu’en collaborant avec un fournisseur de données respecté qui est en mesure de vérifier des quantités colossales d’informations – issues d’une chaîne d’approvisionnement en données fiable et transparente. Le test de « tous les moyens nécessaires » est une norme de base, mais à l’aide de données pertinentes et de bonne qualité partagées dans l’ensemble de l’organisation, les entreprises peuvent aller au-delà de la simple mise en conformité. Afin de gagner en agilité et de renforcer sa position concurrentielle.