UBO
Signification, obligations et registre
La transparence UBO est un élément essentiel d’une conformité efficace. Elle permet aux organisations de mieux comprendre les structures de propriété et les risques qui y sont liés.
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Qu’est-ce qu’un UBO ?
Un UBO (Ultimate Beneficial Owner) est le bénéficiaire effectif d’une organisation. Il s’agit toujours d’une personne physique qui :
- détient directement ou indirectement plus de 25 % des actions ou des droits de vote, ou
- exerce autrement le contrôle sur l’organisation.
Les UBO sont importants, car ils favorisent la transparence des structures de propriété et aident les organisations à limiter les risques de fraude et de blanchiment d’argent.
Les UBO peuvent cependant se dissimuler. Cela se produit souvent par le biais de holdings et d’autres structures d’entreprise, ce qui rend difficile l’identification immédiate du bénéficiaire effectif. Si aucun UBO ne peut être identifié, la direction générale ou les cadres dirigeants sont alors désignés comme UBO. On parle dans ce cas de pseudo-UBO.
Cette définition comporte toutefois certaines limites. En effet, chaque pays a un pourcentage différent, et les UBO peuvent également se « cacher » derrière plusieurs niveaux d’entreprises, de holdings ou de SRL. Identifier un UBO n’est donc pas toujours simple, alors même qu’en Europe, les organisations sont tenues d’identifier les UBO de leurs relations commerciales et de leurs fournisseurs.
Faut-il obligatoirement enregistrer les UBO ?
En Belgique, en fonction de la forme juridique de l’entreprise, il est parfois obligatoire d’enregistrer les UBO. À l’international, d’autres règles s’appliquent en la matière. Elles sont d’ailleurs différentes d’un pays à l’autre.
D’après la Banque mondiale, on ne retrouve que rarement des informations sur les UBO dans des registres publics. Tout simplement parce que ce n’est pas obligatoire. Les autorités et instances de contrôle font leur possible pour obtenir la transparence de ces informations, mais l’obligation de cette dernière n’est pas reprise dans la législation ou dans la réglementation, telles que les lois relatives au blanchiment de capitaux ou financement du terrorisme.
Registre UBO en Belgique
En Belgique, le registre UBO existe depuis 2019. Il s’agit d’une base de données belge reprenant tous les bénéficiaires effectifs des entreprises disposant d’un numéro BCE et d’une certaine forme juridique (voir rubrique Un UBO est-il obligatoire ?). Cette obligation découle de la réglementation européenne qui impose à chaque pays européen de tenir un registre UBO. Ce registre est public et contient des informations telles que le prénom et le nom de famille d’un UBO, son année de naissance et sa nationalité.
Seules les personnes justifiant d’un intérêt légitime peuvent consulter les informations complètes. Sont notamment concernées les responsables compliance, les auditeurs, les banques ou les avocats qui ont besoin de ces données dans le cadre de leurs activités professionnelles.
Points essentiels :
- Obligation d’enregistrement: les sociétés, ASBL, fondations et trusts belges doivent enregistrer leurs UBO. Cette obligation s’applique aux personnes physiques qui détiennent ou contrôlent l’organisation en dernier ressort, généralement au-delà du seuil de 25 %.
- Intérêt légitime: l’accès au registre est limité. Il faut démontrer un objectif professionnel (par exemple, un contrôle KYC ou un audit).
- Protection de la vie privée: toutes les données ne sont pas publiques ; par exemple, les informations de contact ne sont communiquées qu’aux parties autorisées.
- Mise à jour: les modifications relatives à la propriété ou au contrôle doivent être communiquées dans un certain délai.
Formes juridiques et obligation d’enregistrement des UBO en Belgique
| Obligation d’enregistrement | Pas d’obligation d’enregistrement |
|---|---|
| Société anonyme (SA) | Entreprise individuelle |
| Société à responsabilité limitée (SRL) | Société simple |
| Société coopérative (SC) | Petites sociétés sans personnalité juridique |
| Association sans but lucratif (ASBL) | |
| Fondation | |
| Trust (actif en Belgique ou avec des actifs belges) |
Conseils pratiques pour les entreprises belges
- Vérifier chaque année si toutes les informations UBO sont correctes et à jour
- Documenter la preuve de l’intérêt légitime lors de la consultation par des tiers
- Utiliser des sources de données fiables pour les structures internationales complexes
