Les UBO

Sur cette page, vous trouverez des réponses à toutes vos questions concernant la législation relative aux UBO. Mais que signifie « UBO » exactement ? Votre entreprise est-elle aussi tenue de renseigner ces UBO ? Comment mener des enquêtes sur la clientèle et comment éviter d'écoper d'amendes infligées par des autorités de surveillance ?

UBO – Table des matières

« UBO » est l’acronyme de « Ultimate Beneficial Owner » ou bénéficiaire effectif. En général, il s’agit des personnes physiques qui détiennent directement ou indirectement, par l’intermédiaire de parts ou de droits de vote, une participation de plus de 25 % dans une entité ou encore qui exercent un contrôle direct sur celle-ci d’une manière ou d’une autre. S’il n’en existe pas, le personnel dirigeant ou les cadres supérieurs sont désignés comme étant les UBO. Ces personnes sont alors appelées des « pseudo-UBO ».

 

Toutefois, le bon sens peut imposer de ne pas s’en tenir à une seule définition. Les organismes financiers de la FinCEN Final Rule ne sont pas tenus de vérifier si les personnes figurant sur une liste d’UBO sont bel et bien les bénéficiaires effectifs authentiques de l’entité concernée. Il est donc possible que certains organismes financiers ne respectent pas d’autres lois en vigueur telles que la quatrième directive AML de l’UE. Dans ce cadre, des contrôles complémentaires sont nécessaires.

La Belgique possède un registre UBO, mais de nombreux pays ne connaissent pas d’obligation de renseignement des UBO. La détermination d’un bénéficiaire effectif peut donc se révéler une tâche ardue.

 

Vous pouvez également directement demander les informations relatives aux UBO à l’entreprise. Vous introduisez une demande par écrit pour obtenir une liste des entreprises ou des personnes qui possèdent au moins 25 % des actions dans l’entreprise. À cet égard, les recherches sont peu nombreuses. En revanche, gardez à l’esprit qu’une entreprise ne peut pas être un UBO, car un UBO est toujours une personne. Donc si vous possédez une liste sur laquelle une entreprise figure, vous devrez également en retrouver les bénéficiaires effectifs. Si vous obtenez ces informations en les demandant aux entreprises, vous devez leur faire confiance et partir du principe que les données fournies sont exactes. Aucun contrôle n’aura lieu par la suite.

 

Une autre possibilité est de vous lancer dans votre propre enquête. Pour ce faire, vous devrez consulter des sources (internationales) vérifiées. Vous gardez ainsi la maîtrise des opérations. Toutefois, cette approche peut s'avérer chronophage, surtout si vous devez enquêter à l’international. Plusieurs méthodes d’investigation existent. Certains pays n’imposent pas l’enregistrement des UBO. Dans ce cas-là, vous ne pourrez donc pas les retrouver. En outre, en fonction des pays dans lesquels vous devez mener vos recherches, vous vous heurterez peut-être aussi à la barrière de la langue.

 

Pour les entreprises belges, vous pouvez vous reporter au registre UBO de la BCE. Vous y trouverez la liste vérifiée des UBO des entreprises belges. Dans de nombreux cas, il est obligatoire, en Belgique, de remettre une base de données contenant des UBO à la BCE. Toutefois, cette obligation ne s’applique pas toujours. Cela dépend de la forme juridique de l’entreprise.

Une partie externe peut être d’une grande aide à cet égard. L’avantage est que vous ne devrez pas consacrer de temps à des recherches. Néanmoins, vous restez le responsable des résultats de l’enquête. Voilà pourquoi il est important de trouver un partenaire de renom pour cette collaboration.

 

Solutions pour détecter un UBO.

En Belgique, en fonction de la forme juridique de l’entreprise, il est parfois obligatoire d’enregistrer les UBO. À l’international, d’autres règles s’appliquent en la matière. Elles sont d’ailleurs différentes d’un pays à l’autre.

 

D’après la Banque mondiale, on ne retrouve que rarement des informations sur les UBO dans des registres publics. Tout simplement parce que ce n’est pas obligatoire. Les autorités et instances de contrôle font leur possible pour obtenir la transparence de ces informations, mais l’obligation de cette dernière n’est pas reprise dans la législation ou dans la réglementation, telles que les lois relatives au blanchiment de capitaux ou financement du terrorisme.

 

Au sein de l’UE, des accords existent, et il est obligatoire de maintenir à jour un registre UBO pour les entreprises. En Belgique, toutes les entreprises n’ont pas l’obligation d’enregistrer les UBO auprès de la BCE. Voici une liste des formes juridiques précisant leur obligation ou non d’enregistrer les bénéficiaires effectifs :

 

Les formes juridiques suivantes ont l’obligation de renseigner leurs UBO :

 

– Sociétés créées en Belgique

– Associations (internationales) sans but lucratif (ASBL)

– Fiducies, Trusts ou constructions similaires

 

Les sociétés de droit civil se trouvent dans une zone floue. En effet, ni la loi du 18 septembre 2017 ni l’arrêté royal du 30 juillet 2018 ne définissent ce qu’implique précisément le concept de « société », et si une personne morale est obligatoire au sein d’une société.

Le registre UBO est une base de données belge contenant l’ensemble des bénéficiaires effectifs des entreprises qui ont l’obligation de renseigner leurs UBO et qui possèdent un numéro BCE (voir « Bénéficiaire effectif = obligation ? »). L’obligation de tenir à jour un registre UBO découle d’une réglementation UE. Toutes les informations ne sont pas accessibles au public.

 

Pour les sociétés, ce qui suit s’applique. S’il dispose du nom de l’entreprise ou de son numéro BCE, un citoyen ne peut retrouver que le nom de famille, le mois et l’année de naissance, l’État de résidence, la nationalité, et la nature et le pourcentage d’actions des UBO. La demande de ces informations entraîne également des frais administratifs.

 

Pour les ASBL (internationales), fondations, trusts ou entités similaires, un citoyen ne peut pas obtenir d'informations. D’autres entreprises qui souhaitent accéder aux informations devront introduire une demande séparée auprès de la BCE et démontrer, à cette occasion, qu’elles font cette demande sur la base d’un motif légitime.

 

Les organismes publics et d’autres instances, actifs dans le contrôle du respect de la réglementation relative au blanchiment de capitaux peuvent consulter les informations mentionnées ci-dessus.

Non, la tenue d’un registre UBO n’est pas une obligation partout dans le monde. Tous les pays n’en possèdent donc pas un. Au sein de l’UE, cette obligation s’applique partout et tous les pays européens possèdent un registre UBO. Souvent, vous pouvez le consulter auprès de la chambre de commerce locale. Mais dans la pratique, ce n’est pas une mince affaire. La détermination d’un UBO à l’échelon international peut s’apparenter au parcours du combattant. Il n’existe aucune liste internationale reprenant l’ensemble des UBO.

Ça dépend. Toute personne physique possédant 25 % des actions ou plus est un bénéficiaire effectif. Mais contrairement à ce que l’on pourrait penser, on peut bel et bien retrouver plus de quatre UBO au sein d’une seule entreprise. Les structures UBO peuvent être particulièrement complexes.

Comme on peut le voir dans cet exemple, on ne sait pas toujours clairement qui sont les UBO. Certaines personnes possèdent, directement ou indirectement, des parts considérables dans les organisations. Les UBO peuvent également se dissimuler derrière toute une cascade de sociétés possédant des sociétés. Des structures particulièrement complexes qui compliquent la tâche des personnes qui tentent de déterminer les UBO. 

Les UBO peuvent rester les mêmes pendant des années ou, au contraire, changer rapidement. Une situation difficile à appréhender, à moins d’utiliser un outil spécial permettant d’effectuer le suivi des UBO de certaines organisations. Les modifications apportées dans un registre UBO ne vous seront pratiquement jamais signalées.  Il est important de savoir quand un UBO change. En effet, le nouvel UBO peut figurer sur une liste rouge ou être une PEP (Politically Exposed Person). Partant, une modification d’UBO peut impliquer une augmentation des risques. La solution peut alors venir d’un outil qui assure ce suivi pour vous.

 

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