UBO

Een UBO is een ‘ultimate beneficial owner’ of uiteindelijk belanghebbende. In de regel geldt dat natuurlijke personen worden gezien als UBO als zij via aandelen of stemrechten direct of indirect een belang van meer dan 25% in een entiteit hebben of op een andere manier directe controle uitoefenen. Indien dit niet het geval is, wordt het hogere management of leidinggevend personeel als UBO aangewezen. Dit wordt dan de Pseudo-UBO genoemd.

Toch kan het onverstandig zijn om aan een definitie vast te houden als het gaat om beneficial ownership definitie. Financiële instellingen van de FinCen Final rule hoeven niet te verifiëren of individuen die op een UBO lijst staan ook daadwerkelijk de echte beneficial owners zijn van de desbetreffende entiteit. Financiële instellingen zijn dus mogelijk niet compliant met andere wetten die zijn geïmplementeerd zoals de vierde AML-richtlijn van de EU. Hiervoor zijn aanvullende controles nodig.

In Belgische is er een UBO-register, maar in veel landen is het registreren van een UBO niet verplicht. Een UBO vaststellen kan dus een hele uitdaging zijn.

Je kan de UBO informatie ook opvragen door het zelf aan het bedrijf te vragen. Je vraagt dan schriftelijk om een lijst met bedrijven en/of namen die 25% of meer aandeel hebben in het bedrijf. Hier heb je relatief weinig onderzoekswerk aan. Onthoud wel dat een bedrijf geen UBO kan zijn, een UBO is altijd een persoon. Je zult dus bij een lijst waar een bedrijf op staat, ook de UBO van dit bedrijf moeten achterhalen. Door dit op te vragen bij de bedrijven vertrouw je volledig op het bedrijf en dat de informatie die geleverd wordt ook daadwerkelijk klopt. Daarnaast vind er geen monitoring plaats.

Een andere mogelijkheid is zelf op onderzoek uitgaan. Hierbij raadpleeg je geverifieerde (internationale) bronnen. Hierdoor houdt je zelf de leiding, maar dit kan vooral internationaal een tijdrovende klus zijn. Je krijgt met verschillende manieren van opvoeren te maken. In sommige landen is het niet verplicht om een UBO te registreren dus zal je niet overal een UBO kunnen achterhalen. Daarnaast zal je in verschillende landen ook met verschillende talen te maken krijgen en dus ook eventuele taalbarrières.

Bij Belgische bedrijven heb je het UBO-register van de KBO. Hierin staan geverifieerde UBO’s van Belgische bedrijven. In België is het in veel gevallen verplicht om een UBO database aan te leveren aan de KBO. Een UBO is echter niet altijd verplicht. Dit hangt van de rechtsvorm van het bedrijf af.

Een externe partij kan hierbij goed ondersteunen. Het voordeel hiervan is dat je zelf geen tijd kwijt ben aan onderzoek. Wel blijf je zelf verantwoordelijk voor de resultaten van het onderzoek. Het is daarom belangrijk dat je een gerenommeerde partner vind voor deze samenwerking.

Oplossingen om een UBO te achterhalen.

Binnen België is het registeren van UBO’s verplicht, maar dit hangt van de rechtsvorm af van het bedrijf. Internationaal zijn er andere regels voor het registreren van UBO’s. Dit verschilt per land.

Volgens de Wereldbank is het zo dat informatie over UBO’s zelden in openbare registers worden opgenomen. Simpelweg omdat het niet verplicht is. Overheden en toezichthouders spannen zich in voor transparantie van deze UBO informaties, maar informatie over UBO’s worden niet opgenomen in wet- en regelgeving zoals de AML en CTF wetten.

In de EU zijn er onderling afspraken gemaakt en is het verplicht een UBO-register bij te houden voor bedrijven. In België zijn niet alle bedrijven verplicht om een UBO te registreren in de KBO. Hieronder volgt een lijst van rechtsvormen en of zij wel of niet verplicht zijn een UBO te registreren:

Deze rechtsvormen zijn verplicht om hun UBO(‘s) te registeren:

– In Belgie opgerichte vennootschappen

– (internationale) verenigingen zonder winstoogmerk (vzw’s)

– Fiducties, Trusts of gelijkwaardige constructies

De burgerlijke maatschappen bevinden zich in een grijs gebied. In de Wet van 18 september 2017 en in het Koninklijk Besluit van 30 juli 2018 wordt namelijk niet gedefinieerd wat het begrip vennootschap precies inhoudt en of een rechtspersoon binnen een vennootschap verplicht is.

Het UBO-register is een Belgische database met alle uiteindelijk belanghebbende van bedrijven met een die verplicht zijn om een UBO te registeren en een KBO-nummer heeft(zie is een UBO verplicht?). Dit komt voort uit EU-regelgeving dat elk Europees land een UBO register moet bijhouden. Niet alle informatie is openbaar te vinden.

Bij vennootschappen is het volgende van toepassing. Een burger kan, mits hij beschikt over de bedrijfsnaam of het KBO-nummer van het bedrijf, alleen de achternaam, geboortemaand en -jaar, de woonstaat, nationaliteit en aard en omvang van belang van de UBO’s vinden. Het opvragen van deze informatie brengt ook administratieve kosten met zich mee.

Bij (internationale) vzw’s, stichtingen, trusts of soortgelijke entiteiten kan een burger niet bij informatie. Andere bedrijven die toegang willen zullen een apart verzoek bij het KBO moeten indienen en moeten aantonen dat er een legitieme reden is waarom informatie wordt opgevraagd.

Overheidsinstanties en andere instanties die zich actief bezighouden met anti-witwasregelgeving kunnen bovenstaande altijd raadplegen.

Nee, een UBO-register is niet verplicht wereldwijd. Dus niet alle landen hebben een UBO register. Binnen de EU is deze verplichting er wel en hebben alle Europese landen een UBO register. Deze kun je vaak opvragen bij de lokale kamer van koophandel. Hier zitten wel een aantal haken en ogen aan. Een UBO vaststellen kan internationaal best lastig zijn. Er is geen internationale lijst waar alle UBO’s op vermeld staan.

Dit hangt er vanaf. Elke natuurlijke persoon die 25% of meer in aandeel heeft is een UBO. Maar anders dan je denkt kunnen wel degelijk meer dan vier personen een UBO binnen een bedrijf zijn. UBO-structuren kunnen erg ingewikkeld worden.

Zo zie je in dit voorbeeld dat het niet meteen duidelijk wordt wie de UBO’s zijn. Zowel direct als indirect zijn er mensen met aanzienlijk belang in de organisaties. UBO’s kunnen zich ook verschuilen achter lagen van B.V.’s. Deze complexe structuren maakt het lastig om de UBO’s te kunnen achterhalen. 

UBO’s kunnen jaren lang hetzelfde blijven, of snel veranderen. Je zult dit niet snel doorhebben tenzij je UBO’s van organisaties monitort via een tool. Van veranderingen in een UBO-register krijg je vrijwel nooit een melding.  Het is belangrijk om te weten wanneer een UBO veranderd. De nieuwe UBO kan immers op een sanctielijst staan, of kan een PEP (Politically Exposed Person) zijn. Zo zijn er meer risico’s die zich voor kunnen doen bij de verandering van UBO’s. Een tool die dit voor je monitort kan de oplossing zijn.