Wat is een UBO?

Wat is een UBO precies? Is ook jouw bedrijf verplicht de UBO in kaart te brengen? Verrijk je kennis rondom de UBO.

UBO

UBO - Index

Wat is een UBO?

Een UBO is een ā€˜ultimate beneficial ownerā€™ of uiteindelijk belanghebbende. Dit is simpelweg iemand binnen een bedrijf die het ā€˜voor het zeggen heeftā€™. Een UBO is altijd een natuurlijk persoon, en geen bedrijf. Een natuurlijk persoon wordt gezien als UBO als zij via aandelen of stemrechten direct of indirect een belang van meer dan 25% in een entiteit hebben of op een andere manier directe controle uitoefenen.

UBOā€™s kunnen zich echter wel verstoppen. Dit gebeurt vaak via holdings en andere bedrijfsstructuren waardoor je niet direct kunt zien wie de UBO is. Indien dit niet het geval is en er geen UBO is, wordt het hogere management of leidinggevend personeel als UBO aangewezen. Dit wordt dan de pseudo-UBO genoemd.

Toch zitten er wat gaten in deze definitie. Zo geldt in elk land een ander percentage, en kunnen UBOā€™s zich ook ā€˜verstoppenā€™ achter lagen van andere bedrijven, holdings of BVā€™s. Een UBO vaststellen is nog niet zo gemakkelijk en dat terwijl je in BelgiĆ« verplicht bent de UBOā€™s van je zakenrelaties en leveranciers te achterhalen.
UBO

Is een UBO verplicht?

Binnen BelgiĆ« is het registeren van UBOā€™s verplicht, maar dit hangt van de rechtsvorm af van het bedrijf. Internationaal zijn er andere regels voor het registreren van UBOā€™s. Dit verschilt per land.

Volgens de Wereldbank is het zo dat informatie over UBOā€™s zelden in openbare registers worden opgenomen. Simpelweg omdat het niet verplicht is. Overheden en toezichthouders spannen zich in voor transparantie van deze UBO informaties, maar informatie over UBOā€™s worden niet opgenomen in wet- en regelgeving zoals de AML en CTF wetten.

In de EU zijn er onderling afspraken gemaakt en is het verplicht een UBO-register bij te houden voor bedrijven. In Belgiƫ zijn zo goed als alle bedrijven verplicht om een UBO te registreren in de Kruispuntbank van Ondernemingen (KBO). Hieronder volgt een lijst van rechtsvormen.

De volgende rechtsvormen zijn verplicht om hun UBO(ā€˜s) te registeren:


ā€¢ Vennootschappen

ā€¢ Vzwā€™s

ā€¢ Stichtingen

ā€¢ Trusts

ā€¢ Vergelijkbare entiteiten

In Belgiƫ is registratie in het UBO-register verplicht, maar in veel landen is het registreren van een UBO niet verplicht. Veel bedrijven in Belgiƫ zijn verbonden aan bedrijven in het buitenland. Denk hierbij aan moederbedrijven, zusterbedrijven of hoofdkantoren. Alleen in Belgiƫ de UBO achterhalen is dus niet genoeg.

Je kan informatie over UBOā€™s vaak achterhalen door dit aan een bedrijf zelf te vragen. Je vraagt dan schriftelijk om een lijst met bedrijven en/of namen die 25% of meer aandeel hebben in het bedrijf. Hier heb je relatief weinig onderzoekswerk aan. Onthoud wel dat een bedrijf geen UBO kan zijn, een UBO is altijd een persoon. Je zult dus bij een lijst waar een bedrijf op staat, ook de UBO van dit bedrijf moeten achterhalen. Door dit op te vragen bij de bedrijven vertrouw je volledig op het bedrijf en dat de informatie die geleverd wordt ook daadwerkelijk klopt. Daarnaast vind er geen monitoring plaats. Ook als je de vraag bij je (toekomstige) zakenrelatie neerlegt blijft de verantwoordelijkheid bij jezelf.

Een andere mogelijkheid is zelf op onderzoek uitgaan. Hierbij raadpleeg je geverifieerde (internationale) bronnen. Hierdoor houdt je zelf de leiding, maar dit kan vooral internationaal een tijdrovende klus zijn. Je krijgt met verschillende manieren van opvoeren te maken. In sommige landen is het niet verplicht om een UBO te registreren dus zal je niet overal een UBO kunnen achterhalen. Daarnaast zal je in verschillende landen ook met verschillende talen te maken krijgen en dus ook eventuele taalbarriĆØres.

Een externe partij kan hierbij goed ondersteunen. Het voordeel hiervan is dat je zelf geen tijd kwijt ben aan onderzoek. Wel blijf je zelf verantwoordelijk voor de resultaten van het onderzoek. Het is daarom belangrijk dat je een gerenommeerde partner vind voor deze samenwerking.

UBO

Het UBO-register

Het UBO-register is een Nederlandse database met alle uiteindelijk belanghebbende van bedrijven met een Nederlands Kamer van Koophandel nummer en een bepaalde rechtsvorm (zie is een UBO verplicht?). Dit komt voort uit EU-regelgeving dat elk Europees land een UBO-register moet bijhouden. Dit register is openbaar en bevat informatie zoals voor- en achternaam van een UBO, geboortejaar en nationaliteit.

De UBO-database

Naast het nationale UBO-register is er ook de UBO-database. Het grootste verschil tussen het UBO-register en de UBO-database, is dat de UBO-database een internationale verzameling is van UBOā€™s, pseudo-UBOā€™s en aandeelhouders. Ook staan de UBOā€™s er al vanaf 0,01% belang in, in plaats van 25% bij het UBO-register.Ā 

Heeft ieder land een UBO-register?

Nee, een UBO-register is niet verplicht wereldwijd. Er is geen internationaal UBO-register. Binnen de EU is deze verplichting er wel en hebben alle Europese landen een UBO-register. Deze kun je vaak opvragen bij de lokale kamer van koophandel. Hier zitten wel een aantal haken en ogen aan. Een UBO vaststellen kan internationaal best lastig zijn zodra je buiten de EU zaken doet. Er is helaas geen internationale lijst van UBOā€™s. De beste kans van slagen heb je door een internationale partner hierin te vinden.

Hoeveel UBOā€™s heeft een bedrijf?

Dit verschilt per bedrijf. Elke natuurlijke persoon die 25% of meer in aandeel heeft is een UBO. Maar anders dan je denkt kunnen wel degelijk meer dan vier personen een UBO binnen een bedrijf zijn. UBO-structuren kunnen erg ingewikkeld worden.

Zo zie je in dit voorbeeld dat het niet meteen duidelijk wordt wie de UBOā€™s zijn. Zowel direct als indirect zijn er mensen met aanzienlijk belang in de organisaties. UBOā€™s kunnen zich ook verschuilen achter lagen van BVā€™s. Deze complexe structuren maakt het lastig om de UBOā€™s te kunnen achterhalen.

Veranderen UBOā€™s vaak?

UBOā€™s kunnen jaren lang hetzelfde blijven, of snel veranderen. Je zult dit niet snel doorhebben tenzij je UBOā€™s van organisaties monitort via een tool. Van veranderingen in een UBO-register krijg je vrijwel nooit een melding. Het is belangrijk om te weten wanneer een UBO veranderd. De nieuwe UBO kan immers op een sanctielijst staan, of kan een PEP (Politically Exposed Person) zijn. Zo zijn er meer risicoā€™s die zich voor kunnen doen bij de verandering van UBOā€™s. Een tool die dit voor je monitort kan de oplossing zijn.

Een bedrijf of D-U-N-S nummer opzoeken?

Een artikel of onderwerp opzoeken?

Suggesties

Je keuze voor