Voor iets wat overal en altijd aanwezig is, krijgt het vaak opmerkelijk weinig aandacht. Het gaat dan natuurlijk over data. Het bijzondere van data is dat iedereen die zijn werkdagen grotendeels achter de computer doorbrengt er bergen van verstouwt. Alles wat je opzoekt, intypt, verwerkt of doorzet. Data is het moderne bedrijfsequivalent van bloed dat door een lichaam stroomt. Maar met welk doel eigenlijk?
Een simpel antwoord
Een goede datastrategie weet precies die vraag te beantwoorden. En vaak is dat heel simpel. Bijvoorbeeld dat het doel van data(verwerking) is dat het ervoor zorgt dat je meer van product of dienst x verkoopt. Tegelijkertijd kunnen de implicaties van het stellen van zo’n (simpel) doel erg groot zijn. En dan vooral op:
- De hoeveelheid data die je verwerkt;
- De kwaliteit van je data;
- De manier (processen) hoe je data verwerkt;
- Het belang dat je als bedrijf hecht aan data en hoe daarmee omgegaan wordt.
De hoeveelheid data
Laten we ze alle vier even langsgaan. Om te beginnen de hoeveelheid data die je gebruikt. In veel gevallen stroomt data nu als een soort van waterval door een bedrijf heen. Marketing, sales, service. Iedere afdeling voegt data toe. Gebeurt dat ongecontroleerd dan is het als een waterval die zich uitsplitst in heel veel kleine stroompjes en binnen de kortste keren volledig opdroogt. De data dient dan geen doel en verliest al heel snel haar nut binnen het bedrijf.
Als je echter weet welke data je echt nodig hebt om jouw doel te bereiken, dan kun je de stroom van de data door jouw bedrijf heen gaan reguleren. Alleen relevante data wordt dan toegevoegd en komt als het ware in dezelfde stroom terecht. Het houdt daardoor zijn vaart en snelheid en bereikt veel sneller het juiste doel: meer en betere business voor jouw bedrijf.
Een belangrijke leidraad om dit voor elkaar te krijgen is dat je de ‘volgende’ afdeling laat aangeven wat zij minimaal nodig hebben om hun werk te kunnen doen. In dat geval vertelt Sales aan Marketing wat ze minimaal nodig hebben. En doet Customer Succes of Financiën hetzelfde richting Sales. Daar bovenop kun je als bestuur nog zaken toevoegen die je bijvoorbeeld nodig hebt voor bepaalde rapportages. Op deze manier kun je al snel heel veel overbodige data ontdekken en verwijderen uit je systeem.
Bekijk ook: Data Detox: Raak je overtollige data kilo’s kwijt en breng je informatiestrategie in shape.
De kwaliteit van je data
Tegelijkertijd ga je er dan ook achter komen welke data je juist nog mist. Om een voorbeeld te geven. Veel Marketeers kunnen prima doorgeven welke route een lead heeft afgelegd om bij Sales uit te komen. Welke webpagina’s ze hebben bekeken, welk formulier ingevuld en welke mails ze hebben geopend. Maar dikke kans dat Sales veel liever informatie heeft over het bedrijf waarvoor ze werken. Hoeveel mensen werken daar, wat is hun jaaromzet, en in welke sector zitten ze?
De processen van je data
De echt belangrijke data binnen jouw bedrijf moet er dus als het ware doorheen stromen. Iedere relevante persoon moet daar toegang toe hebben en het makkelijk kunnen aanvullen of verbeteren. Allemaal met hetzelfde gezamenlijke doel. Dat neemt natuurlijk niet weg dat er ook veel data bestaat die specifiek voor een bepaalde afdeling belangrijk is, maar voor de rest niet. En weer andere data is slechts voor één of twee personen van belang. Om de ‘vaart’ erin te houden is het belangrijk dat je data dan ook alleen ontsluit voor de mensen voor wie dit nodig is en zo centraal mogelijk opslaat en beheert. Dit noem je ook wel je datahuishouding.
Een goede datahuishouding maakt het werk voor iedereen fijner. Ten eerste: hoe minder informatie en systemen je nodig hebt om je werk te kunnen doen, hoe makkelijker en fijner je kunt werken. Het bespaart tijd en voor de minder digitaal vaardigen (en dat zijn er vaak meer dan je denkt) een hoop frustratie.
Ten tweede zorg je er zo voor dat er een kleinere kans is dat mensen (per ongeluk), data weggooien, verkeerd aanpassen of verkeerd opslaan. En door data te centreren creëer je één waarheid die voor iedereen hetzelfde is. Tot slot wordt zo ook het werk voor de beheerders van jouw datasystemen een stuk makkelijker.
Bij een goede datastrategie moet je dus altijd uitgaan van het ‘less is more’ principe. Liever minder data en systemen van goede kwaliteit die een duidelijk doel dienen, dan heel veel data en systemen zonder doel. Heb je dat eenmaal voor elkaar, dan begint de uitdaging overigens pas echt. Want iets neerzetten is één, het zo houden is een uitdagende twee.
De borging van data
Het succes van je nieuwe datastrategie is afhankelijk van de adoptie van jouw werknemers. Oftewel hun bereidwilligheid om de data die ze wel écht moeten toevoegen ook daadwerkelijk altijd toe te voegen. Hierbij kun je aanlopen tegen een bedrijfscultuur die niet bepaald flexibel is. Een mooi voorbeeld hiervan is de belastingdienst, waarbij consultants vaststelden dat “werknemers al jarenlang volgens ingesleten patronen hun werk doen en waarbij de ict-werknemers die zich bezighouden met vernieuwing ernstige twijfels hebben bij de bereidheid van hun collega’s om dit aan te passen.” NRC – 27/06/23
Als dat het geval is kun je miljarden uitgeven aan nieuwe ICT, maar als niemand er mee wilt werken is dat een uiterst kostbare verspilling. Een goede datastrategie wordt dus zeker niet alleen in de boardroom bepaald, maar neemt ook altijd de belangrijkste stakeholders van de werkvloer mee. De kwaliteit van jouw data en de borging daarvan is honderd procent afhankelijk van de mensen die ermee werken. Maar weet je dit alles goed te regelen, dan herken je jouw bedrijf op een positieve manier niet meer terug.
