De KBO heeft een UBO-register, maar bij Altares Dun & Bradstreet praten we over een UBO-database. Dit zijn twee verschillende databases die elk informatie verstrekken over de UBO (de uiteindelijk begunstigden) van een bedrijf, maar er zijn ook verschillen tussen de twee databases. De drie belangrijkste verschillen worden uitgelegd.
Nationaal versus Internationaal
In België en andere lidstaten van de Europese Unie is het hebben van een UBO-register verplicht. Bedrijven met specifieke rechtsvormen zijn verplicht on hun UBO’s te registreren in het UBO-register van de KBO. Het UBO-register is dus uitsluitend voor Belgische bedrijven en opereert alleen in België. De UBO-database is een wereldwijde database. Veel Belgische bedrijven zijn gelieerd aan bedrijven in het buitenland. Denk aan moeder- en dochterondernemingen, of aandelen die lopen via holdings. Om een compleet beeld te krijgen van alle UBO’s is een wereldwijde database dus van belang.
Wereldwijd verschillen de wetten en definities rondom UBO’s. Waar in België je pas een UBO bent bij 25% of meer belang, is dit in andere landen al bij 10%. De UBO-database legt al UBO’s vast vanaf 0,01% belang. Maar ook aandeelhouders en pseudo-UBO’s worden vastgelegd zodat je makkelijk een internationaal due dilligence proces kunt optuigen. Pseudo-UBO’s worden aangewezen als een bedrijf geen UBO heeft, in dat geval wordt de belangrijkste persoon of personen aangewezen als UBO.
UBO-structuren begrijpen? Download de whitepaper
Groot versus klein
Volgens de Belgische wetgeving is een uiteindelijk belanghebbende pas een UBO als deze meer dan 25% aandelen of stemrecht heeft binnen een organisatie. Maar iemand met 23% in aandelen kan net zo goed een risico vormen. Gegevens van aandeelhouders en UBO’s met minder dan 25% in belang zijn niet terug de vinden in het UBO-register. Als bedrijf wil je alle mogelijke reputatieschade voorkomen, en deze kan in een kleine hoek zitten. Is een ‘kleine aandeelhouder’ van een bedrijf waarmee je zaken doet bijvoorbeeld betrokken bij witwassen of het financieren van terrorisme? Dan kan je grote imagoschade oplopen. Ook kleine UBO’s kunnen grote gevolgen opleveren.
Alles over UBO’s weten? Lees hier meer
Statisch versus dynamisch
Op het moment dat je informatie ophaalt uit het UBO-register beschik je over statische UBO informatie. Maar het komt regelmatig voor dat de UBO van een bedrijf veranderd. Dit gebeurt als er bedrijfsovernames zijn, een bedrijf de beurs op gaat of een bedrijf een doorstart maakt. UBO’s veranderen vooral vaak bij verenigingen en stichtingen. Deze kiezen vaak elk jaar een nieuw bestuur en dus nieuwe UBO’s. Ook kan het zo zijn dat op het moment dat je de informatie ophaalt er niks aan de hand is, maar kan morgen zomaar anders zijn. Denk aan plaatsing van een UBO op sanctielijsten of watch lists. De UBO-database update de informatie dagelijks, maar de informatie die jij hebt opgehaald uit het UBO-register van de KBO veranderd niet automatisch mee. Als je alleen een batch-file met UBO’s aanvraagt bij ons, is dit ook een vorm van statische informatie. Deze verandert niet mee met UBO veranderingen. Monitoring de enige manier waarop je automatisch op de hoogte gehouden kan worden van actuele veranderingen van (inter-)nationale UBO-structuren.
De verschillen tussen het UBO-register van de KBO en de UBO-database van Altares Dun & Bradstreet helpen in het maken van de juiste beslissing. Hoe groot is je risk appetite? Wil je monitoren of is het eenmalig ophalen van informatie genoeg? Opereer je nationaal, of doe je ook internationale zaken? In alle gevallen is er een database die aansluit bij jouw wensen.
