Savez-vous qui est le véritable propriétaire de l’entreprise avec laquelle vous collaborez ? Bien souvent, il ne s’agit pas simplement du directeur ou du CEO. Le véritable bénéficiaire effectif (ou UBO, Ultimate Beneficial Owner) se dissimule souvent derrière des structures propriétaires complexes. Il n’empêche, la mise en évidence des bénéficiaires effectifs constitue une part essentielle de votre processus de diligence raisonnable. Il peut arriver que des bénéficiaires effectifs se trouvent dans un pays sanctionné ou fassent partie d’un réseau criminel. Dès lors, toute omission de votre part de mettre en évidence les bénéficiaires effectifs pourrait avoir de graves répercussions, y compris des conséquences juridiques et une atteinte à la réputation. Ces cinq conseils vous permettront d’identifier les bénéficiaires effectifs et de minimiser les risques.
Conseil 1 : Déterminez avec qui vous collaborez
Saviez-vous que le groupe Heineken est composé de plus de 100 entreprises ? De plus en plus d’organisations utilisent donc des structures complexes et sont en réalité constituées de plus d’une entreprise. Vous comptez un nouveau client dans votre portefeuille ? Vous voulez donc savoir de quelles entités se compose cette entreprise. Aux Pays-Bas, obtenir ces informations semble relativement simple : vous vous rendez à la Chambre de commerce et lui demandez un extrait ou posez la question au client directement. En revanche, une entreprise néerlandaise n’implique pas forcément un bénéficiaire effectif de la même nationalité. Une vérification auprès de la Chambre de commerce ne suffit donc pas.
L’utilisation des numéros DUNS constitue une solution à ce problème. Ce « Data Universal Numbering System » (système universel de numérotation des données) est unique pour chaque entité dans le monde. Un numéro DUNS vous permet de contrôler facilement l’identité de l’entreprise avec laquelle vous collaborez. Peu importe que vous souhaitiez trouver le bénéficiaire effectif d’une entreprise néerlandaise ou que vous soyez actif sur la scène internationale. De cette façon, vous évitez toute erreur liée à la forme de la société, et vous assurez que vous avez bien affaire à la même entreprise.
Conseil 2 : Effectuez votre propre diligence raisonnable
Maintenant que vous connaissez l’entreprise avec laquelle vous collaborez, nous pouvons nous pencher sur ses bénéficiaires effectifs. Avec un peu de chance, leur identification sera un jeu d’enfant : les actionnaires et autres acteurs clés de l’entreprise figurent peut-être sur son propre site web ou dans un extrait de la Chambre de commerce. Toutefois, ce n’est pas toujours aussi simple. Vous devez parfois passer au crible des rapports annuels ou d’autres documents de l’entreprise. Mais dans la pratique, nous remarquons souvent que les bénéficiaires effectifs aiment se dissimuler derrière d’autres entreprises, SA ou holdings. En théorie, vous devriez ensuite chercher à nouveau les bénéficiaires effectifs au sein de ces entreprises et ainsi mettre en évidence ces UBO.
Conseil : Les structures UBO sont complexes. Nous avons élaboré un livre blanc qui vous permettra de les comprendre plus facilement : Comprendre les structures UBO
Conseil 3 : Faites appel à un expert
L’identification manuelle des bénéficiaires effectifs est complexe ou chronophage ? Dans ce cas, il conviendrait d’engager un expert. En plus de chercher tout bénéficiaire effectif, il procédera également à une piste d’audit. La piste d’audit est importante lorsqu’un régulateur vient vérifier si votre entreprise a enquêté correctement sur le nouveau client. Engager un expert porte donc ses fruits, mais ne constitue pas une solution sur le long terme. Cette démarche est non seulement coûteuse, mais il s’agit également d’une solution temporaire pour un processus qui se veut permanent. Il est donc important d’informer rapidement votre département conformité de la manière de mettre en évidence tout bénéficiaire effectif. En engageant un expert, vous réduisez donc (temporairement) la charge de travail du département conformité et gagnez du temps pour trouver une solution durable tout en assurant votre conformité à la loi.
Conseil 4 : Utilisez un outil de conformité
Il est utile de se doter d’un outil de conformité, surtout lorsque vous faites des affaires à l’international ou lorsque vous devez avancer vite dans votre processus d’acceptation client. Pour l’essentiel, ces outils font la même chose qu’un expert : ils mettent en évidence les bénéficiaires effectifs et réalisent une piste d’audit. IndueD, notre outil de conformité, va plus loin. Il utilise le numéro DUNS afin de trouver et de screener tout bénéficiaire effectif en quelques minutes. En effet, connaître l’identité du bénéficiaire effectif ne vous permet pas de savoir si vous pouvez ou non collaborer avec lui.
Découvrez : indueD : l’outil de conformité pour des vérifications rapides dans le cadre de votre processus KYC
Conseil 5 : Surveillez les bénéficiaires effectifs
Les bénéficiaires effectifs actuels ne seront pas forcément les mêmes plus tard. Vous ne voulez pas connaître uniquement les personnes avec lesquelles vous collaborez aujourd’hui, mais aussi celles à qui vous aurez affaire demain. En tant qu’entreprise, vous devez donc effectuer une vérification UBO régulièrement afin d’assurer votre conformité. Il est d’autant plus utile d’en faire un processus rapide, mais rigoureux étant donné que vous devez l’effectuer de manière répétée. Des outils comme indueD s’en chargent pour vous. Ils assurent un suivi des changements en matière de bénéficiaires effectifs, mais aussi de listes de personnes politiquement exposées et listes de sanctions. Si un quelconque changement concernant l’entreprise avec laquelle vous collaborez devait survenir, vous en auriez immédiatement connaissance.
Bref, il est important de connaître avec exactitude l’entreprise et les bénéficiaires effectifs avec lesquels vous collaborez. C’est parfois un jeu d’enfant, mais de temps à autre, ce processus peut se révéler très compliqué. Les numéros DUNS, des recherches, des experts et des outils peuvent faciliter ce processus. Si vous continuez à surveiller les bénéficiaires effectifs, vous aurez la garantie de posséder un système infaillible et de minimiser les risques.
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