La conformité ne se résume pas à une obligation juridique. C’est aussi une question de gestion des risques, de confiance et de prise de décision éclairée. Pour cela, disposer de données à jour, exactes et fiables est essentiel. Dans cet article, nous passons en revue les informations clés qui permettent d’élaborer un dispositif de conformité solide.
Définissez votre appétence au risque
Chaque entreprise possède sa propre appétence au risque. Pour certaines, l’objectif est de se conformer strictement aux exigences légales et réglementaires. D’autres choisissent d’aller plus loin : anticiper les risques de sanctions, protéger leur réputation ou renforcer la confiance de leurs partenaires.
Les banques, par exemple, doivent respecter des obligations strictes, comme la directive anti-blanchiment (AML). Les marques internationales, elles, accordent souvent une grande importance à la responsabilité sociétale des entreprises et évitent toute association avec des acteurs impliqués dans des pratiques controversées telles que le travail des enfants ou la corruption.
La façon dont votre organisation perçoit et gère le risque détermine directement la nature et la profondeur des données nécessaires pour assurer une conformité rigoureuse.
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Des informations d’entreprise essentielles
Lorsque vous travaillez avec d’autres entreprises, il est essentiel de savoir exactement à qui vous avez affaire. Tout commence par des données de base claires et fiables. Des informations incomplètes ou obsolètes peuvent provoquer des retards, des rendez-vous annulés… ou même exposer votre organisation à des risques juridiques.
Les informations de base à collecter et à maintenir à jour incluent :
- Nom légal de l’entreprise
- Coordonnées et moyens de contact
- Inscription au registre du commerce
- Description des activités et du secteur
Avec ces informations, vous vérifiez si une organisation est légitime et si elle correspond à vos cadres de conformité.
Identifier les bénéficiaires effectifs (UBO)
Pour limiter les risques de blanchiment de capitaux, de fraude ou de sanctions, il est indispensable de connaître les bénéficiaires effectifs (UBO) d’une organisation. Dans le cadre de la législation anti-blanchiment (AML), cette démarche est obligatoire pour certaines entreprises. Mais nombre d’entre elles, même non soumises à ces contraintes, choisissent aussi de s’y conformer pour mieux maîtriser leurs risques.
Les données à collecter comprennent :
- Informations sur les UBO
- Vérification des listes PPE (personnes politiquement exposées) et listes de sanctions
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Évaluez la solidité financière de vos partenaires
La stabilité financière d’un client ou d’un fournisseur est un élément déterminant dans un dispositif de conformité efficace. Disposer d’une vision claire de la santé financière est particulièrement crucial dans le cadre de collaborations à long terme ou d’engagements contractuels importants.
Les données à examiner incluent :
- Comptes annuels
- Scores et indicateurs de santé financière
- Analyse des risques sectoriels ou propres à la branche
Ces informations vous permettent, par exemple, de définir des conditions de paiement sécurisées dès le départ et de limiter les risques de défaut ou de litiges.
En conclusion
Une conformité efficace repose avant tout sur la compréhension. Qu’il s’agisse d’informations sur l’entreprise, de l’identification des bénéficiaires effectifs ou de l’analyse des risques financiers, vos décisions doivent s’appuyer sur des données fiables et vérifiées. Il est donc essentiel de cartographier les informations clés pour votre organisation et de définir comment elles seront intégrées, contrôlées et exploitées au quotidien.
Altares Dun & Bradstreet vous accompagne dans cette démarche grâce à des données de conformité fiables et à des solutions permettant l’intégration, la surveillance et l’évaluation proactive des risques.
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