L'identification des bénéficiaires effectifs constitue une exigence légale fondamentale. Dans le même temps, cette identification, tout comme le suivi des bénéficiaires effectifs, peut s'avérer extrêmement complexe. Notamment en raison d'informations manquantes et contradictoires. Compte tenu de la recommandation légale de l'autorité de contrôle de vérifier les éventuelles modifications apportées aux informations concernant les bénéficiaires effectifs, des efforts supplémentaires sont requis de la part des équipes de compliance. Comment mettre en place ce processus aussi efficacement que possible ? Pour vous y aider, nous nous faisons un plaisir de partager avec vous nos connaissances en la matière.
Connaissez-vous les UBO de vos partenaires commerciaux ?
Un bénéficiaire effectif est défini comme suit : il s'agit de « personnes physiques qui ont des intérêts auprès d'une entité juridique, possèdent ou exercent le contrôle d'une entité juridique ». L'identification des bénéficiaires effectifs, ou UBO, de vos partenaires commerciaux représente une part importante du processus KYC (Know Your Client ou connaissance du client). Mais pourquoi est-ce aussi important ?
Tout d'abord, vous identifiez ces bénéficiaires effectifs pour vous conformer à la législation. Pensez donc au processus contre le blanchiment de capitaux et à la loi en la matière. Pour satisfaire à cette législation et éviter les amendes, l'identification des bénéficiaires effectifs fait désormais partie intégrante du processus de connaissance du client.
Ensuite, ne pas connaître les bénéficiaires effectifs de ses partenaires commerciaux présente des risques. Par exemple, vous êtes susceptible de collaborer avec une entreprise indirectement liée à un trafic illégal d'armes, au financement du terrorisme, à l'esclavage d'enfants ou au blanchiment de capitaux. Personne ne souhaite traîner une mauvaise réputation. Pour éviter cette situation, il est primordial de connaître les bénéficiaires effectifs de vos partenaires, mais également de les contrôler.
Pourquoi contrôler activement les changements liés aux UBO ?
Aujourd'hui comme demain, vous avez envie de savoir avec qui vous faites affaire. Une structure de propriété peut devenir plus complexe en cours d'année ou subir des modifications. Le moindre changement dans les données d'un bénéficiaire effectif peut entraîner des conséquences sur les risques auxquels est exposée votre organisation.
Vous contrôlez un UBO en permanence, car :
- la cinquième directive anti-blanchiment stipule qu'il convient de contrôler les bénéficiaires effectifs et de garder à jour les informations y afférentes ;
- les structures de propriété sont complexes, et font régulièrement l'objet de changements à divers échelons ;
- les variations en pourcentage peuvent être supérieures ou inférieures au seuil de risque de la politique interne ;
- des entités au sein de la structure peuvent déménager dans d'autres pays où le risque est plus élevé ;
- vous disposez de cette manière des dernières informations sur les bénéficiaires effectifs de vos partenaires commerciaux.
Il est donc essentiel d'opérer le suivi des changements de données des bénéficiaires effectifs afin de continuer à satisfaire à la législation et de protéger votre organisation.
Objectif final : un suivi continu et automatisé des UBO
L'obtention d'un aperçu des bénéficiaires effectifs peut s'apparenter à un parcours du combattant. En plus de nombreuses lignes de recherche, cet aperçu présente des chaînons manquants et des informations contradictoires. Maintenant que la réglementation impose un suivi des informations relatives aux bénéficiaires effectifs, les équipes de compliance doivent fournir davantage d'efforts. La solution pour optimiser l'efficacité du suivi ? Une surveillance automatisée de tous les instants. Pour ce faire, il vous suffit de charger dans votre système des données en temps réel sur vos bénéficiaires effectifs. Votre système se met ensuite à jour automatiquement et vous signale tout changement.
Un suivi continu et automatisé offre de nombreux avantages. Les voici :
1. Diligence raisonnable adaptée
Le suivi automatisé des bénéficiaires effectifs permet aux organisations de mettre en place leur diligence raisonnable sur la base de règles prédéfinies. Ainsi, vous pouvez contrôler plus ou moins souvent des partenaires qui répondent (ou pas) à certaines exigences. Vous déterminez donc vous-même jusqu'où vous allez sur le plan de la mise en conformité..
2. Moins de coûts grâce à l'automatisation
Plutôt que d'effectuer une révision complète, l'équipe de compliance doit uniquement contrôler certaines informations spécifiques ayant fait l'objet de modifications, qu'elles portent sur des données générales ou des renseignements relatifs aux bénéficiaires effectifs.
3. Plus d'efficacité
Votre travail est plus efficace puisque vous contrôlez uniquement les clients pour lesquels une modification a été constatée et non toutes les données de vos partenaires.
Envie d'en savoir plus ?
Vous voulez connaître les tenants et aboutissants du suivi des bénéficiaires effectifs ? Téléchargez notre article « Suivi des UBO : défis et considérations d'ordre pratique ». Les données et solutions d'Altares Dun & Bradstreet vous permettent d'effectuer le suivi de votre réseau en temps réel. Vous souhaitez en savoir plus sur nos solutions de conformité ? Rendez-vous sur altares.be/fr/compliance.
