Lors de l’onboarding de nouveaux comptes, vous vérifiez soigneusement l’identité du propriétaire de l’entreprise, puis vous passez à autre chose. Quelques mois plus tard, la structure de propriété change, sans que personne ne le remarque. Jusqu’au jour où un nom surgit dans l’actualité – un nom que vous préféreriez ne pas associer à votre organisation. Les UBO (ou bénéficiaires effectifs) changent plus souvent qu’on ne le pense. Sans suivi actif, vous courez le risque que votre organisation fasse sans le savoir affaire avec des parties qu’il vaut mieux éviter. Les répercussions peuvent être considérables : sanctions, risques liés au blanchiment d’argent, atteintes à la réputation… En assurant un suivi continu des UBO, vous détectez ces risques à temps et pouvez ainsi prendre les mesures adéquates pour protéger votre organisation.
Que sont les UBO et pourquoi est-il important de connaître leur identité ?
Un UBO (Ultimate Beneficial Owner ou bénéficiaire effectif en français) est le propriétaire d’une entreprise ou la personne qui en détient le contrôle. Cette notion ne se limite pas au nom que vous voyez à la Chambre de Commerce ou à la BCE, il s’agit d’une personne physique qui prend les décisions au sein de l’entreprise. Connaître l’identité des bénéficiaires effectifs n’est pas seulement une obligation légale (loi belge du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme, Wwft aux Pays-Bas et directive européenne AML), c’est aussi un moyen d’éviter de s’associer sans le savoir à des parties impliquées dans des activités de fraude, de blanchiment d’argent ou de financement du terrorisme.
Pourquoi le suivi des UBO doit-il être fait en continu ?
La propriété d’une entreprise peut changer à tout moment, qu’il s’agisse d’un changement d’actionnaires ou d’une réorganisation des structures de propriété. Sans suivi, de tels changements passent souvent inaperçus, bien qu’ils puissent présenter de sérieux risques pour votre processus de compliance et votre réputation.
En 2025, ce risque est plus important que jamais. Les listes de sanctions changent constamment, la propriété devient de plus en plus internationale et les régulateurs fixent des normes toujours plus élevées. Une seule vérification ne suffit plus. C’est pourquoi la Wwft aux Pays-Bas, la loi belge du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et la directive européenne AML exigent que les données sur les bénéficiaires effectifs soient régulièrement mises à jour. Le suivi continu est le seul moyen d’anticiper les risques et de protéger votre organisation contre les atteintes à la réputation et les sanctions.
Que vous apporte un tel suivi ?
Le suivi continu des UBO vous permet non seulement de vous conformer à la législation, mais aussi d’améliorer le contrôle et l’efficacité de vos processus :
- Une procédure de contrôle UBO plus intelligente :définissez vous-même les relations que vous voulez vérifier plus fréquemment en fonction des risques. De cette façon, vous vous concentrez sur les éléments essentiels.
- Un gain de temps et une réduction des coûts :réduisez les vérifications manuelles et concentrez-vous davantage sur les signaux pertinents.
- Meilleur contrôle de la situation : en détectant les risques à temps, vous évitez de vous laisser dépasser par les événements et limitez les atteintes à la réputation.
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Conclusion
Le suivi des UBO est indispensable pour les organisations qui souhaitent gérer les risques et se conformer aux lois et réglementations de plus en plus strictes en la matière. Le suivi en temps réel vous permet d’éviter les surprises et de protéger votre organisation contre les risques juridiques et les risques en matière de réputation.
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