Geautomatiseerde compliance screening van 60.000 klanten

Het van oorsprong Nederlandse softwarebedrijf Exact is opgericht in 1984 door een groep studenten en heeft het hoofdkantoor in Delft. Exact biedt een compleet portfolio aan bedrijfssoftware voor MKB-bedrijven. Meer dan 550.000 bedrijven in de Benelux vertrouwen op een of meerdere oplossingen van Exact. De cloud software van Exact automatiseert bedrijfsprocessen van kleine en middelgrote bedrijven en hun accountants: van financiën tot HR en van logistiek tot projectmanagement.

EXACT

550.000
Klanten
2.000
Collega's/specialisten
27
Kantoren in 11 landen

Altares Dun & Bradstreet was zeer flexibel tijdens de nauwe samenwerking. Dit was noodzakelijk, omdat wij bij Exact innovatief zijn en snel veranderen. We ontwikkelen, verbeteren en updaten onze software continue, en een partner moet mee kunnen bewegen in dat tempo."

Joko Tenthof van Noorden
Joko Tenthof van Noorden
Director Exact Payment Services

1.    De uitdaging

Een onboarding en compliance proces voor grote aantallen klanten

"Alleen door te automatiseren kunnen wij flinke meters maken".

Exact Payment Service is de betaaldienstverlener van Exact. Via deze service kunnen Exact klanten banktransacties inlezen in hun administratie en kunnen zij zelf hun leveranciers en medewerkers snel en gemakkelijk betalen. Uiteraard stelt De Nederlandsche Bank strikte voorwaarden aan een dergelijke betaalservice. En zeker als het gaat om de aantallen klanten die Exact heeft, brengt dit op compliance gebied een enorme uitdaging met zich mee, namelijk een gedegen onboarding en compliance screening. Elke nieuwe klant wordt vooraf gecontroleerd in hoeverre wordt voldaan aan alle geldende wet- en regelgeving. Zo’n screening en onboarding is een enorm tijdrovend proces. Daar wilde Exact verandering in brengen.

"In korte tijd moesten we ontzettend veel klanten door ons onboardingsproces heen krijgen”, zegt Joko Tenthof van Noorden, Director Exact Payment Services & Governance Risk & Control. “Denk hierbij aan 50.000 tot 60.000 bedrijven die klant wilden worden van Exact. Om dit mogelijk te maken moesten ze allemaal gescreend worden in een kort tijdsbestek. Voorheen gebruikten we hiervoor vragenlijsten die nieuwe klanten konden invullen, maar dit legde veel belasting bij de klant omdat die veel verschillende stappen moest uitvoeren. Dit proces moest op de schop en daarbij zou automatisering een sleutelrol spelen. Automatisering ligt dan ook ten grondslag aan Exact; want alleen door te automatiseren kunnen wij flinke meters maken, foutmarges verkleinen en real-time inzichten aanbieden om onze klanten zo goed mogelijk te ondersteunen.”

2    De oplossing

Een specifieke Compliance API gebouwd door Altares

“Er was een grote mate van handwerk nodig voor het onboarden van onze klanten en daar wilden we van af. De reden dat er zoveel handwerk bij kwam kijken was omdat de data die wij kregen, eigenlijk onvoldoende was en te weinig zei over de klant, waardoor er nog uitzoekwerk nodig was”, aldus Tenthof van Noorden. “Altares Dun & Bradstreet heeft toen een specifieke Compliance API gemaakt voor ons. Deze software-interface maakt het mogelijk dat twee applicaties met elkaar kunnen communiceren. Met hun bedrijfsdata en onze regels konden we nu heel makkelijk en snel vaststellen wie onze potentiële klanten nu precies zijn; wie is bijvoorbeeld de uiteindelijke belanghebbende (UBO), staat deze en/of een van de bestuurders op Politically Exposed Persons (PEP) of andere sanctielijsten en in welke mate zijn er belangrijke nieuwsfeiten die ik moet meenemen in mijn beoordeling? Nagenoeg het hele proces kan op deze manier geautomatiseerd worden waardoor er steeds vaker een proces ontstaat waar helemaal geen verstoringen en fouten in voorkomen. Met deze oplossingen zijn we in staat geweest om ongeveer 60.000 klanten in de doorlooptijd van enkele maanden door het onboardingproces te krijgen.

1984

Jaar van oprichting

100

Actief in 100 landen

2.000

specialisten

Tenthof van Noorden kijkt terug op een succesvolle begin van de samenwerking. “Altares Dun & Bradstreet was zeer flexibel tijdens de nauwe samenwerking”, zegt Tenthof van Noorden. “Dit was noodzakelijk, omdat wij bij Exact innovatief zijn en snel veranderen. We ontwikkelen, verbeteren en updaten onze software continue, en een partner moet mee kunnen bewegen in dat tempo. Als een partner ons voor maanden laat wachten, werkt dat niet. Altares Dun & Bradstreet bewoog met ons mee in dit snelle ritme en stond altijd paraat om ons te ondersteunen. Wij waarderen hun flexibele houding heel erg, het zorgde voor een goede basis voor ons partnerschap.”

3.    Het resultaat

Een grote efficiëntie slag voor Exact en haar klanten

Met de oplossing van Altares Dun & Bradstreet hebben wij het onboardingproces sterk kunnen vereenvoudigen, zowel voor de klant als voor Exact. Het heeft de happy flow van onze klanten ook significant verhoogd door alle data die wij van tevoren al beschikbaar hebben.”

“De klanten van Exact zijn op zoek naar een snelle en effectieve manier om hun boekhouding te kunnen doen. Dit was niet mogelijk geweest zonder ons samenwerkingsverband met Altares Dun & Bradstreet. Door ons hele proces te automatiseren hebben we significante verbeteringen gemaakt op het gebied van acceptatie, klantratio’s en bovendien in efficiëntie - en dat is waar we uiteindelijk de meeste winst mee behalen bij onze klanten”