Automatisation du screening de la conformité de 60 000 clients
D’origine néerlandaise, l’entreprise de logiciels Exact a été fondée en 1984 par un groupe d’étudiants. Son siège est établi à Delft. Exact propose aux PME un portefeuille complet de logiciels d’entreprise. Plus de 550 000 entreprises du Benelux font confiance à une ou plusieurs solutions développées par Exact. Les logiciels cloud automatisent les processus financiers, RH, logistique et de gestion de projets, de petites et moyennes entreprises et de leurs experts-comptables.
EXACT
550.000
clients
2.000
collègues/spécialistes
27
bureaux dans 11 pays
Altares Dun & Bradstreet a fait preuve d’une grande flexibilité dans le cadre de notre étroite collaboration. C’était indispensable au vu de l’esprit d’innovation et de changement qui caractérise Exact. Nous n’avons de cesse de développer, d’améliorer et de mettre à jour nos logiciels. Et nous attendons d’un partenaire qu’il nous emboîte le pas. »
1. Le défi
Un processus d’onboarding et de conformité pour un nombre très élevé de clients
« Seule l’automatisation permet des grands pas en avant »
Exact Payment Service est le prestataire de services de paiement d’Exact. Il permet à ses clients d’introduire leurs transactions bancaires dans leur administration et de payer facilement et rapidement leurs fournisseurs et leurs collaborateurs. Un service de paiement de ce type est évidemment tenu de respecter les conditions strictes édictées par la Banque des Pays-Bas. Compte tenu du nombre important de clients que compte Exact, le défi en matière de conformité est énorme et requiert un onboarding minutieux ainsi qu’un screening de conformité approfondi. Chaque nouveau client est soumis à un contrôle préalable afin de vérifier s’il satisfait à l’ensemble de lois et réglementations en vigueur. Un processus particulièrement chronophage, auquel Exact voulait remédier.
« Nous devions finaliser en un temps limité le processus d’onboarding d’un nombre incalculable de clients », indique Joko Tenthof van Noorden, Director Exact Payment Services & Governance Risk & Control. « Pas moins de 50 à 60 000 entreprises souhaitaient faire partie de la clientèle d’Exact et devaient dès lors faire l’objet d’un screening dans un délai relativement court. Avant, tout nouveau client devait compléter des questionnaires, une tâche fastidieuse en raison du grand nombre d’étapes différentes. Un processus à revoir, et l’automatisation devait jouer un rôle clé à cet égard. Exact s’appuie donc aussi sur l’automatisation, car elle seule permet de faire de grands pas en avant et de réduire les marges d’erreur tout en offrant des informations en temps réel pour soutenir au mieux nos clients. »
2. La solution
Une API conformité spécifique développée par Altares
« L’onboarding de nos clients nécessitait un volume de travail manuel important et nous voulions y mettre un terme. Cette surcharge était liée aux recherches supplémentaires à effectuer en raison des données insuffisantes et incomplètes fournies par nos clients », explique Tenthof van Noorden. « Altares Dun & Bradstreet a alors créé pour nous une API conformité spécifique. Cette interface logicielle permet à deux applications de communiquer entre elles. En combinant leurs données d’entreprise et nos règles, nous pouvons à présent déterminer rapidement et très facilement qui sont précisément nos clients potentiels. Cela nous permet de savoir, par exemple, qui est le bénéficiaire effectif (UBO), si lui et/ou l’un de ses administrateurs figure sur la liste des personnes politiquement exposées (PPE) ou d’autres listes de sanctions et dans quelle mesure nous devons tenir compte d’événements d’actualité importants dans notre évaluation. Cette API permet d’automatiser la quasi-totalité du processus et dès lors de le préserver des perturbations et des erreurs. Ces solutions nous ont permis d’intégrer environ 60 000 clients en quelques mois.
1984
100
2.000
Tenthof van Noorden revient sur les débuts réussis de la collaboration. « Altares Dun & Bradstreet a fait preuve d’une très grande flexibilité dans le cadre de notre étroite collaboration. C’était indispensable au vu de l’esprit d’innovation et de changement qui caractérise Exact. Nous n’avons de cesse de développer, d’améliorer et de mettre à jour nos logiciels. Nous attendons d’un partenaire qu’il nous emboîte le pas. Toute collaboration avec un partenaire qui nous ferait attendre pendant des mois est vouée à l’échec. Altares Dun & Bradstreet a adopté notre cadence rapide et était toujours prêt à nous apporter son soutien. Nous apprécions beaucoup sa flexibilité, qui a fourni une base solide pour notre partenariat. »
3. Le résultat
Une grande efficacité pour Exact et ses clients
Grâce à la solution d’Altares Dun & Bradstreet, nous avons pu simplifier considérablement notre processus d’onboarding, à la fois pour le client et pour Exact. Elle a aussi permis d’accélérer fortement le flux du fonctionnement normal de nos clients grâce à toutes les données dont nous disposons à l’avance. »
« Les clients d’Exact recherchent un moyen rapide et efficace d’assurer leur comptabilité. Nous n’aurions pu le leur offrir sans notre partenariat avec Altares Dun & Bradstreet. En automatisant l’ensemble de notre processus, nous avons apporté des améliorations significatives en matière d’acceptation, de ratios clients et surtout d’efficacité, et c’est en fin de compte le principal bénéfice que nous en retirons chez nos clients. »
Ce qu’en disent les autres clients
« En tant qu’entreprise à vocation internationale, il est important pour nous de disposer d’une solution stable basée sur des données mondiales fiables »
« Contrôler chaque nouveau client est avantageux, assurant que les entreprises débitrices ont la capacité de rembourser. »
« Pour nous assurer que nous trouvons partout des distributeurs fiables et de qualité, nous avons besoin de l’expertise d’Altares Dun & Bradstreet. »
« Nous pouvons désormais agir de manière proactive en matière de risque de crédit. »
« Nous collaborions avec un autre fournisseur d’informations d’entreprises, mais une analyse a révélé que ses données ne couvraient que 45 % de nos clients. »
« Faire des affaires sur la base de données actuelles, complètes et exactes. »
« Ce n’est qu’en automatisant que nous pourrons réaliser des gains substantiels. »
« Une meilleure connaissance du client et un service optimal. »
« Pour Barco, il est important d’étayer sa stratégie et ses décisions par des données de marché. »
« Les solutions Marketing Insight d’Altares Dun & Bradstreet ont permis de multiplier par dix la conversion des “suspects” en “prospects” au Benelux. »
« Altares Dun & Bradstreet comprend les données et les affaires. Ensemble, nous prendrons des mesures pour un avenir durable. »
« Nous ne voulons évidemment pas faire des affaires avec des personnes ou des organisations qui font l’objet de sanctions. »
