Misschien is het vaststellen van de uiteindelijke belanghebbende – of Ultimate Beneficial Owner (UBO) – wel de grootste uitdaging binnen je KYC-proces. Zeker in een periode waarin bedrijven de structuur van hun organisatie zodanig inrichten dat ze er financieel het meeste baat bij hebben. Bijvoorbeeld voor het creëren van een gunstig belastingklimaat. Dat dit zorgt voor een groot grensoverschrijdend spinnenweb is vaker regel dan uitzondering. Maar hoe krijg je inzicht in de hele stamboom van een organisatie zonder je KYC-proces te vertragen?
De UBO: Weet met wie je echt in zee gaat
Alles begint bij het vaststellen van de UBO. In de regel geldt dat natuurlijke personen worden gezien als UBO als zij via aandelen of stemrechten direct of indirect een belang van meer dan 25% in een entiteit hebben of op een andere manier directe controle uitoefenen. Indien dit niet het geval is, wordt het hogere management of leidinggevend personeel als UBO aangewezen. Dit wordt dan de Pseudo-UBO genoemd.
Doordat een organisatie vaak uit verschillende lagen, dochter-, en moedermaatschappijen bestaat, is het complex om te achterhalen wie nu eigenlijk de belanghebbende van de onderneming is.
Jouw risico als je niet weet wie de UBO’s zijn? Je zou zomaar zaken kunnen doen met een bedrijf dat indirect gelinkt is aan bijvoorbeeld illegale wapenhandel, financiering van terrorisme, kindslavernij of witwasserij. Dat wil je natuurlijk voorkomen.
Is een UBO met zekerheid vast te stellen?
Het is zeer waarschijnlijk dat de belanghebbende(n) van een entiteit zich helemaal niet in het land van de organisatie heeft gevestigd. Zo is bijna 70% van de Bv’s in Nederland direct verbonden aan een ander bedrijf in Nederland of een ander land via aandelen. In een aantal landen bestaat er al iets als een UBO-register, waarin alle UBO’s zijn vastgelegd. Deze landen hebben momenteel géén wettelijke verplichting om de juistheid van deze informatie te controleren. Dit betekent dat het vooralsnog niet eenvoudig is om de UBO’s met zekerheid vast te stellen en dus te weten met wie je daadwerkelijk zakendoet.
Hoe data het mysterie kan ontrafelen
Het gebrek aan transparantie is voor de meeste organisaties de grootste uitdaging. Daarnaast is het voldoen aan de minimale wettelijke vereisten niet voldoende om jezelf als bedrijf te beschermen. Internationale bedrijven moeten alle nodige maatregelen nemen om risico’s te beperken.
Een externe bron kan helpen om dit alles in kaart te brengen. Dun & Bradstreet’s datacloud is een voorbeeld van zo een externe bron. Deze datacloud is de meest volledige en betrouwbare bron om inzicht te krijgen in de Nederlandse én buitenlandse relaties van je zakenpartners, variërend van kleine minder bekende ondernemingen tot de grootste multinationals met duizenden vestigingen.
Krijg antwoord op je vragen
Met externe gegevens krijg je antwoord op de volgende vragen:
- Wat zijn de echte (officiële) naam en adres van jouw klant?
- Welke activiteiten voert jouw (potentiële) klant precies uit? Het kan zijn dat de daadwerkelijke werkzaamheden niet overeenkomen met de door hen aangegeven activiteiten. Dit uit zich als een ‘red flag’ waar je aandacht aan dient te besteden voordat je met deze partij in zee gaat.
- Behoort jouw klant tot een grotere bedrijfsstructuur? Heeft je klant bijvoorbeeld een moedermaatschappij? Of een dochtermaatschappij? Zo ja, wie zijn deze andere bedrijven in dezelfde stamboom? De bedrijfsstructuur kan verder reiken dan de landsgrenzen. Ook als je klant lokaal is, zal je toegang moeten hebben tot globale gegevens.
- Wie zijn de begunstigde eigenaren van jouw klant? Misschien wel belangrijker: wie zijn de begunstigde eigenaren van de volledige stamboom van jouw klant?
- Wat is de identiteit van de belangrijkste bestuurders? Wie zijn de belangrijkste bestuurders binnen hun moedermaatschappij? Hebben deze bestuurders ook functies in andere bedrijven? Zo ja, zijn deze bedrijven legitiem?
Door de bovenstaande inzichten uit één bron te putten, versnel je het KYC-proces en ben je verzekerd van een volledig, werelddekkend beeld van jouw klanten en leveranciers.
