Le défi majeur de votre processus KYC (Know Your Customer) réside sans doute dans l’identification des bénéficiaires effectifs – les UBO (Ultimate Beneficial Owners). Tout particulièrement à une époque où les entreprises définissent la structure de leur organisation de manière à en tirer le plus grand bénéfice possible sur le plan financier, dans le but de créer un climat fiscal favorable, par exemple. Cette pratique donne souvent lieu à des situations complexes qui ne s’arrêtent généralement pas aux frontières nationales. Mais comment obtenir un aperçu clair de la structure d’une organisation sans ralentir votre processus KYC ?
Les UBO : connaissez véritablement les personnes avec lesquelles vous entamez une collaboration
Tout commence par l’identification des UBO. En général, il s’agit des personnes physiques qui détiennent directement ou indirectement, par l’intermédiaire de parts ou de droits de vote, une participation de plus de 25 % dans une entité ou encore qui exercent un contrôle direct sur celle-ci d’une manière ou d’une autre. S’il n’en existe pas, le personnel dirigeant ou les cadres supérieurs sont désignés comme étant les UBO. Ces personnes sont alors appelées des « pseudo-UBO ».
Étant donné qu’une organisation est souvent composée de diverses strates, d’une société mère et de différentes filiales, l’identification des bénéficiaires effectifs se révèle assez compliquée.
Quels risques encourez-vous si vous ignorez l’identité des bénéficiaires effectifs ? Vous pourriez ni plus ni moins collaborer avec une entreprise indirectement liée, par exemple, à un trafic illégal d’armes, au financement du terrorisme, à l’esclavage d’enfants ou à du blanchiment de capitaux. Autant de dérives que vous voulez à tout prix éviter.
Un UBO est-il identifiable avec certitude ?
Il est très probable que les bénéficiaires effectifs d’une entité ne soient pas établis dans le pays dans lequel se situe l’organisation. Ainsi, près de 70 % des sociétés anonymes néerlandaises sont directement liées par des actions à une autre entreprise établie aux Pays-Bas ou dans un autre pays. Plusieurs pays ont déjà mis en place un « registre UBO » qui reprend tous les bénéficiaires effectifs. À l’heure actuelle, ces pays ne sont pas soumis à l’obligation légale de vérifier les informations contenues dans ce registre. En d’autres termes, à l’heure actuelle, il n’est pas simple d’identifier avec certitude les bénéficiaires effectifs et donc de savoir avec qui vous collaborez réellement.
Les données peuvent faire la lumière sur le mystère
Le manque de transparence constitue un défi majeur pour la plupart des organisations. En outre, il ne suffit pas à une entreprise de respecter les exigences légales minimales pour se mettre hors de danger. Les entreprises actives à l’international doivent prendre toutes les mesures nécessaires en vue de limiter les risques.
Une source externe peut apporter cette aide nécessaire. Le nuage de données de Dun & Bradstreet en est un exemple. Cette base de données en ligne est la source de données la plus complète et fiable pour obtenir un aperçu des relations nationales et internationales de vos partenaires commerciaux, des petites entreprises peu connues aux puissantes multinationales qui disposent de milliers de filiales.
Les réponses à vos questions
Grâce aux données externes, vous obtenez une réponse aux questions suivantes :
- Quel est le véritable nom (officiel) et quelle est la véritable adresse de votre client ?
- Quelles sont précisément les activités de votre client (potentiel) ? Il est possible que les activités effectives ne correspondent pas aux activités que le potentiel client a indiquées. Dans un tel cas de figure, vous devrez vous pencher sur ce point avant d’entamer une collaboration avec cette partie.
- Votre client appartient-il à un groupe plus vaste ? Possède-t-il, par exemple, une société mère ? Ou une filiale ? Si tel est le cas, quelles sont les autres entreprises de cette structure ? Le groupe d’entreprises peut s’étendre au-delà des frontières nationales. Même si votre client est actif à l’échelon local, vous devrez avoir accès à ses données globales.
- Qui sont les ayants droit économiques de votre client ? Et peut-être plus important encore : qui sont les ayants droit économiques de l’organisation globale de votre client ?
- Quelle est l’identité des principaux dirigeants ? Qui sont les principaux dirigeants au sein de la société mère ? Ces dirigeants assument-ils également des responsabilités dans d’autres entreprises ? Si oui, ces entreprises sont-elles légitimes ?
En ayant accès à toutes ces informations à partir d’une seule source de données, vous accélérez le processus KYC et avez la certitude de bénéficier d’un aperçu exhaustif et global de vos clients et fournisseurs.
