UBO
Vaststellen, structuren en monitoring
UBO-informatie verandert en structuren zijn zelden statisch. In dit deel staat de praktijk centraal: van complexe eigendomsstructuren tot het monitoren van UBO-wijzigingen.
Hoe stel je UBO's vast?
1. UBO’s opvragen bij de organisatie zelf
Een organisatie kan schriftelijk worden gevraagd om een overzicht van aandeelhouders met 25% of meer belang. Dit is relatief eenvoudig, maar kent risico’s:- je vertrouwt volledig op aangeleverde informatie
- er vindt geen automatische monitoring plaats
- de verantwoordelijkheid blijft altijd bij jou
2. Zelf onderzoek doen
Je kunt UBO’s vaststellen door gebruik te maken van geverifieerde (internationale) bronnen. Dit geeft meer controle, maar is vaak:
- tijdrovend
- complex bij internationale structuren
- lastig door taal- en registratieverschillen
3. Ondersteuning door een externe partij
Een gespecialiseerde partner kan het onderzoek uit handen nemen. Dit bespaart tijd, maar:
- de eindverantwoordelijkheid blijft bij jouw organisatie
betrouwbaarheid van de partner is cruciaal
De UBO-database
Naast het nationale UBO-register is er ook de UBO-database. Het grootste verschil tussen het UBO-register en de UBO-database, is dat de UBO-database een internationale verzameling is van UBO’s, pseudo-UBO’s en aandeelhouders. Ook staan de UBO’s er al vanaf 0,01% belang in, in plaats van 25% bij het UBO-register.
Heeft ieder land een UBO-register?
Nee, een UBO-register is niet verplicht wereldwijd. Er is geen internationaal UBO-register. Binnen de EU is deze verplichting er wel en hebben alle Europese landen een UBO-register. Deze kun je vaak opvragen bij de lokale kamer van koophandel. Hier zitten wel een aantal haken en ogen aan. Een UBO vaststellen kan internationaal best lastig zijn zodra je buiten de EU zaken doet. Er is helaas geen internationale lijst van UBO’s. De beste kans van slagen heb je door een internationale partner hierin te vinden.
Hoeveel UBO's heeft een bedrijf?
Dit verschilt per bedrijf. Elke natuurlijke persoon die 25% of meer in aandeel heeft is een UBO. Maar anders dan je denkt kunnen wel degelijk meer dan vier personen een UBO binnen een bedrijf zijn. UBO-structuren kunnen erg ingewikkeld worden.
Zo zie je in dit voorbeeld dat het niet meteen duidelijk wordt wie de UBO’s zijn. Zowel direct als indirect zijn er mensen met aanzienlijk belang in de organisaties. UBO’s kunnen zich ook verschuilen achter lagen van BV’s. Deze complexe structuren maakt het lastig om de UBO’s te kunnen achterhalen.
