Le processus d’accueil des fournisseurs, également appelé « Know Your Supplier » (KYS) ou encore « processus de conformité des fournisseurs » (Vendor Compliance Process), est souvent perçu comme étant complexe ou chronophage. Durant le processus d’accueil, vous cherchez à répondre aux questions suivantes : « Mon fournisseur constitue-t-il une entité juridique légitime ? » et « Le fournisseur présente-t-il une bonne santé financière ? »
La réponse à ces questions est primordiale pour garantir une chaîne d’approvisionnement saine et pour évaluer correctement les risques que représente un nouveau fournisseur. La recherche de toutes les informations nécessaires au processus d’accueil des fournisseurs peut toutefois sembler être une tâche interminable. Vous vous retrouvez face à une prolifération de données et devez vous assurer que les informations commerciales avec lesquelles vous travaillez soient à jour et correctes. Dans cet article de blog, nous vous expliquons comment faciliter le processus d’accueil des fournisseurs.
Le processus d’accueil des fournisseurs n’est pas une mince affaire. Avant de se lancer dans un partenariat avec un fournisseur, il est préférable de disposer d’autant d’informations que possible sur l’entreprise. En tant qu’organisation, vous souhaitez disposer d’une chaîne d’approvisionnement saine sur laquelle vous pouvez toujours compter Vous ne souhaitez pas intégrer de fournisseurs proposant des services de mauvaise qualité dans votre portefeuille de fournisseurs. En effet, ils peuvent avoir un effet néfaste sur votre organisation. Un problème dans la livraison de matières premières peut être synonyme d’un retard dans la production de votre produit final. Vous devrez donc annuler des commandes de clients et encore pire, vos clients risquent de se tourner vers un vendeur capable de livrer rapidement.
Les dangers d’une collaboration incontrôlée
Une baisse du chiffre d’affaires n’est pas le seul danger. Vous souhaitez également vous assurer de ne pas travailler main dans la main avec un fournisseur impliqué dans des activités illégales, du blanchiment d’argent, de l’exploitation infantile ou de l’esclavage. Toute collaboration avec de telles personnes est tout simplement irresponsable d’un point de vue éthique, mais peut aussi fortement entacher votre réputation.
Afin de limiter les dommages financiers, d’éviter d’entacher votre réputation et de collaborer de manière éthique, il est nécessaire d’aller au-delà de la simple mise en conformité. Dès lors, l’examen de vos fournisseurs représente notamment une étape cruciale dans le processus d’accueil.
Accueillir plus rapidement et plus efficacement des fournisseurs grâce à des données externes vérifiées
Dans notre Guide de conformité pour un onboarding fournisseur réussi , nous présentons un plan en plusieurs étapes pour mettre en place un processus de screening et d’accueil des fournisseurs optimal. De plus, nous expliquons comment l’automatisation et les données externes peuvent vous aider à relever les défis de la conformité dans le cadre du processus d’accueil.
Voici l’un des conseils que nous vous donnons dans notre guide : vous trouverez une réponse fiable aux questions financières et éthiques dans des données exactes et vérifiées en matière de conformité. Le recours à une base de données externe peut vous permettre d’obtenir la majeure partie des informations nécessaires. Ainsi, vous gagnez un temps considérable par rapport à la recherche manuelle dans une montagne de bases de données.
De plus, ces données vous aident à prendre des décisions cruciales pour la responsabilité de tout professionnel de la conformité : la protection de la réputation et de l’intégrité de votre organisation.
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