Les données comme moteur de la transformation numérique chez SHV Energy

SHV Energy fait face à un défi : déterminer la forme et le contenu de la transformation numérique à l'échelon mondial. Le groupe a pris conscience du rôle crucial de la gestion des données à cet égard. En collaboration avec Altares Dun & Bradstreet, l'entreprise a lancé un projet d’envergure en vue d'optimiser la gestion des données de référence dans le cadre de sa stratégie mondiale en matière d’achat.

SHV Energy

30M

de clients dans le monde

17.000

collaborateurs

25

pays actifs

Nous savons que nous pouvons nous appuyer sur les connaissances et l'expertise de notre partenaire stratégique, Altares Dun & Bradstreet, qui comprend les données et notre entreprise. J'applaudis notre collaboration. Ensemble, nous allons entreprendre des démarches vers un avenir durable.

SHV Energy
Jagoda Leszczynska
Master data quality officer

1.    Le défi

Une transition de grande ampleur

« Chaque unité opérationnelle est responsable de son propre département des achats. Étant donné que nous travaillons à l'international avec beaucoup de systèmes ERP différents, nous n'étions pas en mesure de procéder à un nettoyage adéquat des données et ne disposions pas de politique ni de gouvernance en matière de données de référence. »

Grâce à ses entreprises énergétiques diversifiées et disséminées partout dans le monde, SHV Energy répond aux besoins de plus de 30 millions de clients sur quatre continents. Ces entreprises utilisent différentes sources d’énergie pour des centaines d’applications. SHV Energy poursuit son développement et est animée par de fortes ambitions. Le groupe s’attend ces 30 prochaines années à un doublement de la consommation énergétique à l’échelon mondial. Parallèlement, un objectif a été fixé : celui de basculer complètement vers l’énergie durable d’ici 2040. En d’autres termes, SHV Energy doit s’engager dans une transition de grande ampleur en fournissant d’autres produits et en explorant de nouvelles sources d’énergie durable. Une transition que le groupe ne sera pas le seul à effectuer, évidemment. Le marché international de l’énergie évolue très rapidement, et dans cet environnement dynamique, l’entreprise d’origine néerlandaise devra consolider et développer sa position de chef de file.

Pour être en mesure de relever ces défis, SHV Energy a entamé une transformation numérique il y a quelques années. Elle a d’abord été mise en place pour lui permettre d’optimiser la collaboration entre toutes ses entreprises disséminées partout dans le monde et de centraliser ses activités. L'une des premières initiatives lancées dans ce contexte consistait à former une équipe centrale dédiée aux achats (Procurement). Jagoda Leszczynska, global master data manager chez SHV Energy, nous décrit les enjeux : « Chaque unité opérationnelle est responsable de son propre département des achats. Étant donné que nous travaillons à l'international avec beaucoup de systèmes ERP différents, nous n'étions pas en mesure de procéder à un nettoyage adéquat des données et ne disposions pas de politique ni de gouvernance en matière de données de référence. Cette situation a entre autres compliqué la standardisation des reportings relatifs à nos divers KPI et favorisé une prise de décision basée dans une large mesure sur des suppositions plutôt que des faits. Sans compter la difficulté liée à l'identification des fournisseurs appartenant à une même entité. Bref, l'infrastructure technologique et notre gestion de produits devaient être mises en place de manière à ce que nous puissions disposer d'une meilleure vue d'ensemble de nos fournisseurs. »

Selon Mme Leszczynska, SHV Energy doit donc :

  • pouvoir définir une stratégie de gestion de produits sur la base de données fiables ;
  • mettre en place une gestion proactive des principaux fournisseurs ;
  • développer une vue d'ensemble des résultats des différentes unités opérationnelles ainsi que des KPI ;
  • être en mesure d’identifier les mêmes fournisseurs dans les diverses bases de données.

2.   La solution

Un service complémentaire au libre-service

Le projet de gestion de données de référence est soutenu par les solutions d’Altares Dun & Bradstreet. Le numéro DUNS d'Altares Dun & Bradstreet joue un rôle central à cet égard et constitue un élément essentiel dans la gamme de solutions en matière d’achats. Voici ce que permettent ces solutions :

  • réduire les frais durant le processus d’achat ;
  • améliorer les prestations des fournisseurs ;
  • éviter ou atténuer les conséquences d'éventuelles interruptions des livraisons ;
  • préserver la réputation de l'entreprise en cas de défaut de prestation des fournisseurs ;
  • identifier les mêmes fournisseurs dans plusieurs bases de données.

30M

clients dans le monde

17.000

collaborateurs

25

pays actifs

Voilà précisément les raisons pour lesquelles SHV Energy a choisi Altares Dun & Bradstreet. Jagoda Leszczynska : « Grâce au numéro DUNS, nous sommes en mesure de tout connaître sur les fournisseurs en question. Ce numéro est unique et renvoie donc sans l'ombre d'un doute à une seule société mère, filiale, succursale ou un seul siège central. Nous avons commencé par faire un tour d’horizon de la structure de ces entreprises afin de pouvoir identifier les fournisseurs liés les uns aux autres. Nous avons ensuite étoffé leur profil et ajouté les données manquantes.

Dans le même temps, nous avons supprimé les doublons et les entités de fournisseurs inactives. C'est ainsi qu’a débuté le nettoyage de notre base de données. L'étape suivante – l'intégration de l'API – visait à connecter notre système d'achat S2C existant à la base de données d'Altares Dun & Bradstreet. Grâce à cette connexion en temps réel, nous bénéficions de mises à jour automatiques des changements apportés au profil et à la structure d'entreprise de nos fournisseurs. Elle nous permet également d'utiliser le numéro DUNS durant le processus d’intégration du fournisseur de SHV Energy. »

3.    Le résultat

Un avenir durable

En tant que spécialiste en gestion de données de référence, Jagoda Leszczynska se réjouit de voir SHV Energy disposer de données précises, complètes, uniques et mises à jour, permettant ainsi d'attribuer un score aux fournisseurs. « En plus de nous offrir une meilleure vue d'ensemble de notre réseau de fournisseurs, la qualité et la cohérence des données nous permettent de savoir qui sont nos principaux fournisseurs. Nous pouvons donc négocier de manière proactive ; nous avons plus que jamais le contrôle. Parallèlement, grâce aux données dont nous disposons, nos acheteurs peuvent négocier de meilleurs contrats. Nous savons désormais avec une plus grande précision que plusieurs de nos fournisseurs appartiennent à une même entité ».
Jagoda Leszczynska souligne les progrès significatifs accomplis par SHV Energy dans la gestion de données de référence relatives aux achats. Les résultats parlent d'eux-mêmes :

Avantages

Jagoda Leszczynska souligne les progrès significatifs accomplis par SHV Energy dans la gestion de données de référence relatives aux achats. Les résultats parlent d'eux-mêmes :

  • Les risques ont été considérablement réduits. La situation financière des fournisseurs principaux peut désormais être évaluée sur la base de données. Un plus pour la pérennité de l’entreprise.
  • La clarté apportée par SHV Energy dans la hiérarchie entre les différents fournisseurs a donné de l'élan à la gestion de produits. Parallèlement, les rapports sont désormais établis au moyen de KPI standards, ce qui renforce la fiabilité de l'informatique décisionnelle.
  • SHV Energy est en mesure de procéder à diverses optimisations de processus. L'achat à payer (purchase to pay ou P2P) et le partage de données sur divers systèmes informatiques en sont des exemples. L'absence de doublons dans la base de données donne aussi un nouvel élan au processus d'intégration du fournisseur. Un processus plus rapide et dénué d'erreur.

deux collaborateurs discutent et se concertent

« J'applaudis notre collaboration avec Altares Dun & Bradstreet, qui comprend les données et l'entreprise. Ensemble, nous allons entreprendre des démarches vers un avenir durable. »

Un avenir durable

Jagoda Leszczynska est convaincue de pouvoir aller encore plus loin dans la gestion de données de référence avec SHV Energy. Elle pense entre autres à la visualisation de la structure familiale des entreprises des fournisseurs. « Ensuite, nous envisageons aussi la possibilité d'automatiser le suivi des fournisseurs principaux, ce qui nous permettrait d'agir encore plus rapidement. Et maintenant que SHV Energy s'efforce de fournir de l'énergie 100 % durable, nous cherchons comment évaluer les fournisseurs sur le plan de la durabilité. Nous savons que nous pouvons nous appuyer sur les connaissances et l'expertise de notre partenaire stratégique, Altares Dun & Bradstreet, qui comprend les données et notre entreprise. J'applaudis notre collaboration. Ensemble, nous allons entreprendre des démarches vers un avenir durable. »